Ca urmare a schimbării structurii de costuri ale organizațiilor, datorită externalizărilor și proceselor intensive de digitalizare, achizițiile s-au conturat ca o funcție esențială în orice organizație, deoarece influențează direct structura costurilor, eficiența lanțului de aprovizionare și, în cele din urmă, competitivitatea acesteia pe piață.
În domeniul dynamic al achizițiilor , ca și modalitate de derulare a activităților, sunt întâlnite două abordări principale: achizițiile tactice și achizițiile strategice.
În acest articol, vom explora asemănările, diferențele, avantajele și dezavantajele acestor două abordări de achiziție.
Achiziții tactice
Achizițiile tactice reprezintă metoda de achiziție care se concentrează pe satisfacerea nevoilor imediate de bunuri și servicii ale unei organizații.
Sunt de natură tranzacțională, adesea reactive la cererile de achiziții, efectuându-se prin cereri rapide de preț și adesea contractare in bază de comandă. Desemnarea furnizorului câștigător se realizează cel mai frecvent în baza celui mai mic preț de achiziție sau, în cazuri de urgentă, în baza celui mai mic termen de livrare.
Deciziile privind selectarea furnizorilor sunt adesea unilaterale, responsabilitatea revenind fie departamentului achiziții fie departamentului beneficiar sau titular de budget.
Scopul principal al achizițiilor tactice este de a se asigura că bunurile și serviciile sunt achiziționate prompt pentru a satisface cerințele operaționale curente.
Achiziții strategice
Achizițiile strategice, pe de altă parte, au o abordare cuprinzătoare și proactivă, pe termen lung, care aliniază achizițiile cu strategia generală de afaceri a unei organizații.
Această abordare vede achizițiile drept o componentă critică a avantajului competitiv și cuprinde activități precum optimizarea lanțului de aprovizionare, selectarea strategică a furnizorilor, analiza cheltuielilor și managementul performanței furnizorilor, managementul riscurilor și inovarea.
Selectarea furnizorilor se realizează preponderant în echipe multi-disciplinare, responsabilitățile împărțindu-se în cadrul membrilor echipei de proiect în baza expertizei specifice.
Deciziile privind selectarea furnizorilor se iau la nivelul echipei de proiect, în baza unor criterii multiple, de eligibilitate, conformitate, tehnice și comerciale. Prețurile sunt interpretate și evaluate în baza costurilor totale ale achiziției (TCO).
Scopurile principale ale achizițiilor strategice sunt asigurarea continuității aprovizionării cu bunuri si servicii în linie cu politicile de risc și conformitate din cadrul organizației și realizarea de reduceri de costuri pe termen lung, integrand strategii de analiză internă a cheltuielilor, de cercetare de piață, de dezvoltare a relațiilor colaborative cu furnizorii, cu atenție sporită asupra analizei valorii și inovației.
Asemănări:
Eficiența costurilor: Atât achizițiile tactice, cât și cele strategice urmăresc să minimizeze costurile.
Cu toate acestea, achizițiile tactice se concentrează pe reducerea prețurilor de achiziție pe termen scurt în timp ce achizițiile strategice au în vedere reducerea costurilor totale ale organizației identificarea oportunităților pe termen lung și îmbunătățirea eficienței operațiunilor de achiziții.
Relații cu furnizorii: Dezvoltarea unor relații bune cu furnizorii este esențială în ambele abordări
Totuși, achizițiile tactice urmăresc în primul rând gestionarea relațiilor existente pentru aprovizionare rapidă și fiabilă (deși adeseori întâlnim și o paradigmă adversarială a relațiilor cu furnizorii) iar achizițiile strategice se concentrează pe cultivarea parteneriatelor strategice, în baza unor evaluări cuprinzătoare a performanței și relatiilor cu furnizorii.
Diferențe:
Orizont de timp: achizițiile tactice sunt pe termen scurt și imediate, în timp ce achizițiile strategice au o perspectivă pe termen lung, care se întinde adesea pe mai mulți ani. Totodată, proiectele de achiziții tactice se realizează într-un timp mai scurt față de proiectele de achiziții strategice.
Domeniu de aplicare: Achizițiile strategice cuprind o gamă largă de activități, inclusiv dezvoltarea furnizorilor, evaluarea riscurilor, analiza cheltuielilor și a pieței, inovarea. Achizițiile tactice se concentrează în principal pe asigurarea aprovizionării cu bunuri și servicii necesare derulării operațiunilor de zi cu zi ale companiei.
Avantajele achizițiilor tactice:
Răspuns rapid: Achizițiile tactice se realizează într-un timp scurt și permit organizațiilor să se adapteze rapid la schimbările din piața cererii.
Economii de costuri pe termen scurt: prin negocierea prețurilor de achiziție aferente fiecărei comenzi, organizațiile pot realiza economii de costuri pe termen scurt, în special în cazul achizițiilor spot.
Dezavantajele achizițiilor tactice:
Viziune strategică limitată: concentrarea exclusiv pe termen scurt poate duce la ratarea oportunităților de inovare și de reducere a costurilor pe termen lung, înregistrând adesea costuri tranzacționale ridicate.
Ineficiență: În absența unei abordări strategice, achizițiile tactice pot duce la multiplicarea efortului, la risipă, riscuri reputaționale și ineficiență în lanțul de aprovizionare.
Avantajele achizițiilor strategice:
Reduceri și evitări de costuri pe termen lung: prin analiza valorii, a oportunităților de externalizare, luând în calcul TCO și scoaterea de costuri din lanțul valoric intern și extern, prin încurajarea inovației și promovarea unor politici de consum optime, achizițiile strategice conduc la reduceri de costuri pe termen lung.
Managementul riscurilor: achizițiile strategice evaluează și atenuează riscurile strategice, operaționale, reputaționale și financiare, asigurând reziliența lanțului de aprovizionare, conformitatea sustenabilitatea afacerii.
Avantaj competitiv: Prin parteneriate strategice și analize frecvente ale afacerii cu furnizorii, achizițiile strategice susțin avantajul competitiv al organizației, prin identificarea oportunităților de diferențiere și inovare.
Dezavantajele achizițiilor strategice:
Consumatoare de timp: Dezvoltarea unui plan strategic cuprinzător de achiziții și implementarea acestuia necesită timp și resurse, ceea ce poate fi o provocare pentru unele organizații. Realizarea proiectelor de selectare strategică a furnizorilor se realizează într-un timp mai consistent decât în cazul achizițiilor tactice.
Resurse intensive: Achizițiile strategice necesită o investiție semnificativă în resurse umane cu expertiza și tehnologie adecvată pentru a dezvolta și executa strategia.
Concluzie
În concluzie, atât achizițiile tactice, cât și cele strategice sunt aspecte vitale ale procesului de achiziții. Achizițiile tactice sunt necesare pentru operațiunile de zi cu zi, asigurând o aprovizionare eficientă și rentabilă pe termen scurt.
Cu toate acestea, achizițiile strategice, cu perspectiva sa pe termen lung, joacă un rol mai substanțial în modelarea viitorului unei organizații. Nu numai că oferă reduceri durabile de costuri, ci și susține competitivitatea și reziliența lanțurilor de aprovizionare.
Decizia de a acorda prioritate unei abordări față de cealaltă ar trebui să se bazeze pe nevoile specifice ale unei organizații, pe industrie și pe obiectivele strategice ale organizației.
În multe organizații, o abordare echilibrată care combină atât elemente de achiziție tactică, cât și strategică poate fi cea mai eficientă modalitate de a optimiza activitățile de achiziții și de a obține succes în mediul de afaceri dinamic de astăzi.
Procesele de achiziții reprezintă un aspect fundamental al operațiunilor oricărei organizații.
Acestea implică achiziția de bunuri, servicii sau lucrări din surse externe și joacă un rol critic în succesul unei organizații.
Pentru a maximiza valoarea obținută pentru banii cheltuiți, procesele de achiziții sunt guvernate de anumite principii și bune practici.
În acest material, vom explora principiile cheie care sunt aplicabile proceselor de achiziții, subliniind importanța fiecăruia.
DESCARCĂ STUDIU
Material de opinie de Alexandru Stancu, Senior Manager, Impozitare Indirectă, Deloitte România
Legislația care vizează facturarea electronică generalizată a fost elaborată de autorități și prevede că, începând cu data de 1 ianuarie 2024, entitățile care derulează operațiuni taxabile în România vor fi obligate să raporteze toate facturile prin sistemul RO e-Factura. Varianta pe hârtie va mai putea fi utilizată, în paralel, doar până la 30 iunie 2024 și doar în cazul în care furnizorul sau beneficiarul nu figurează încă în Registrul RO e-Factura. Ulterior, rambursarea TVA va fi posibilă pentru entitățile stabilite în România doar în baza facturii electronice. Care sunt etapele implementării și ce riscă entitățile care nu se conformează?
România a impus un sistem obligatoriu de facturare electronică începând de anul trecut, pentru bunurile cu risc fiscal, în relația cu entități ale statului (business-to-government – B2G) și pentru operatorii din turism care acceptă vouchere de vacanță. Pentru a extinde obligativitatea către toate categoriile de tranzacții derulate pe teritoriul României, autoritățile au solicitat o derogare de la legislația comunitară de TVA, pe care instituțiile europene au aprobat-o în vara anului 2023.
Șase luni de tranziție
Procesul de implementare a sistemului la nivel generalizat are două etape importante. În prima, între 1 ianuarie și 30 iunie 2024, furnizorii români, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scop de TVA, vor fi obligați să raporteze în sistemul RO e-Factura toate facturile B2B (business-to-business) emise pentru operațiunile (livrări de bunuri sau prestări de servicii) taxabile în România. Această regulă este aplicabilă și contribuabililor nerezidenți care sunt înregistrați în scopuri de TVA în România, dar și în cazul facturilor emise de furnizori români pentru tranzacții în care sunt implicate entități ale statului (B2G), altele decât cele acoperite de legislația anterioară privind facturarea electronică B2G, în vigoare de anul trecut.
Sunt exceptate de la aceste prevederi facturile aferente exporturilor de bunuri realizate de către furnizor sau de altă persoană în contul său și cele pentru livrările intracomunitare de bunuri cu plecare din România.
Concret, în prima etapă de implementare, contribuabilii menționați trebuie să emită facturile și în format XML, pe lângă tradiționala factură pe hârtie, și să le depună în sistemul RO e-Factura, prin Spațiul Privat Virtual (SPV).
În perioada menționată, furnizorii vor transmite facturile emise către partenerii de afaceri conform procedurilor deja existente (pe hârtie sau prin alte variante de facturare electronică), cu excepția situației în care atât furnizorul/prestatorul, cât și destinatarul sunt înregistrați în Registrul RO e-Factura, caz în care factura se consideră comunicată către beneficiar atunci când este transmisă cu succes prin sistemul electronic.
Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura este de cinci zile lucrătoare de la data emiterii facturii, cu respectarea anumitor condiții, iar încălcarea acestei prevederi constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.000 la 10.000 de lei, în funcție de dimensiunea contribuabilului. În perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024 nu se aplică sancțiuni pentru astfel de abateri.
În etapa a doua, după 1 iulie 2024, facturile pe hârtie sau în vechiul format electronic nu vor mai fi acceptate din punct de vedere fiscal. Singurele facturi acceptate în scopul exercitării dreptului de deducere a TVA vor fi cele emise electronic, în format XML, și transmise beneficiarilor prin sistemul RO e-Factura.
Sancțiuni semnificative
Contribuabilii trebuie să se pregătească din timp pentru îndeplinirea acestor obligații, dat fiind că sancțiunile sunt semnificative. Beneficiarii de facturi B2B care, după data de 1 iulie 2024, primesc și înregistrează în evidența contabilă facturi care nu sunt emise în format electronic și nu sunt trimise prin sistemul RO e-Factura sunt sancționați cu amenzi egale cu suma TVA înscrisă pe factură.
O astfel de prevedere pare a fi în contradicție cu principiile dreptului UE (spre exemplu decizia CJUE în cauza 564/15 Farkas). Mai mult, beneficiarii care înregistrează în evidența lor facturi în format tradițional se vor confrunta, de asemenea, cu respingerea deducerii TVA aferentă, deoarece facturile de acest tip nu vor mai fi acceptate pentru exercitarea deducerii TVA.
În concluzie, toți contribuabilii care derulează operațiuni taxabile în România trebuie să fie gata, încă de la 1 ianuarie 2024, să emită facturile în format electronic și să le raporteze în sistem, chiar dacă timp de șase luni mai pot utiliza formatul actual al facturilor. În acest scop, este necesară identificarea unor soluții compatibile cu sistemele contabile interne, cu ajutorul cărora contribuabilii să se poată conforma la noile cerințe de raportare. Pe de altă parte, autoritatea fiscală (ANAF) trebuie să își îmbunătățească infrastructura, astfel încât această obligativitate să producă efectele scontate.
Material de opinie de Alexandru Stancu, Senior Manager, Impozitare Indirectă, Deloitte România