Abordarea tranzacțională a achizițiilor încurajează relațiile adversariale cu furnizorii

De la apariṭia nevoii până la plata facturii, fiecare specialist Achiziții care vrea să performeze urmărește să evite capcanele și derularea în buclă a acelor activități redundante, să descopere oportunitățile de eficiență și efectivitate și să reducă din costurile care rezidă în procesul de achiziție.

În ultimul deceniu, Achizițiile s-au transformat dintr-o funcție de prestări de servicii, ale cărei obiective erau exprimate în ecuații de preț, calitate și livrare (cei 5R ai achizițiilor) într-o funcție care își aduce contribuția la obținerea avantajului competitiv durabil prin asigurarea continuității aprovizionării, prin reducerea costului total de achiziției, prin reducerea riscurilor în raport cu furnizorii, prin contribuția la inovare și dezvoltare.

Procurementul nu trebuie să fie o funcție reactivă

În unanimitate, specialiștii în domeniu afirmă unanim că Achizițiile nu mai trebuie privite drept o funcție reactivă! Din contră, rolul sau este unul strategic, activitățile specifice de achiziții fiind derulate în baza unei strategii și într-un mod care servește îndeplinirii obiectivelor generale ale organizației.

Selectarea strategică a furnizorilor – source– to pay- înseamnă mai mult decât negocierea prețului cu un anumit furnizor pentru rezolvarea unei nevoi punctuale. Presupune identificarea corectă a nevoii, definirea ei clară și completă sub forma specificațiilor și alegerea furnizorilor optimi pentru companie  într-o asemenea manieră încât aceștia să susțină obiectivele strategice ale companiei și declarația de valoare a acesteia.

Selectarea strategică a furnizorilor este punctul de plecare pentru construirea unui climat în care furnizorii să fie încurajați și susținuți să își îmbunătățească în permanență performanța, timpul de livrare, să își reducă în mod constant rata de rebut, să genereze valoare sporită companiei și clienților acesteia, să găsească oportunități de reducere a costurilor.

Specifică practicilor de procurement din timpul celui de-al doilea Război Mondial și, din nefericire, încă realitatea multor companii din România, abordarea tactică, tranzacțională a achizițiilor se caracterizată prin:

• cereri de ofertă sumare, mai mult sau mai puțin documentate, cu specificații incomplete, insuficiente furnizorilor să formuleze o ofertă fermă, la obiect. Acestea denotă necunoașterea nevoii și invită furnizorii presupuneri asupra produsului optim dorit de către compania cumpărătoare.
• Sunt urmate, astfel, de oferte speculative, ce încorporează un cost ridicat asociat riscului.
• În lipsa unor criterii clare de determinare a conformității ofertei cu cererea de ofertă, evaluarea ofertelor devine astfel subiectivă, bazată pe preferințe nejustificate și complacere.
• Contractarea se face prin comenzi punctuale, motiv pentru care arareori interesează pe cineva bonitatea financiară a companiei care livrează bunul sau serviciul. Important este că bunul a fost livrat sau serviciul prestat, rămânând semne mari de întrebare dacă principiul economic de bază- maximizarea utilității obținute, a fost îndeplinit.
• Adeseori apar discrepanțe între factură și comandă, în cazul fericit in care a existat o comandă formală.

Prezența “urgențelor” și a “târguielilor” cu furnizorii întregesc imaginea abordării tactice, tranzacționale a achizițiilor!

Pentru o dezvoltare durabilă, care să susțină viziunea și strategia firmei, funcția de Achiziții trebuie privită însă ca o parte integrantă din avantajul competitiv al companiei și ca o sursă importantă de inovație și de reduceri de costuri.

Devine astfel vitală trecerea de la o abordare tactică, pe termen scurt a achizițiilor, în care activitățile sunt mai mult tranzacționale, de valori mici și repetitive iar furnizorul este “adversar”, la o abordare strategicӑ, pe termen lung, având în vedere viziunea holistică asupra satisfacerii nevoilor curente și viitoare ale organizației.

Abordare care pune accent pe etica în achiziții, pe procese profesioniste de selectare a furnizorilor, de negociere și contractare în scopul reducerii de costuri și câștigului de eficiență și efectivitate în derularea activităților de achiziții.