Atingerea cotei de profit printr-un program inspirat de reducerea costurilor
Pentru companiile care vor să rămână competitive pe termen lung, creșterea profitului anual prin creșterea vânzărilor cu 10% este deja un obiectiv dificil. În anumite cazuri atingerea acestui deziderat are nevoie și de o creștere similară a veniturilor, ceea ce nu este un obiectiv deloc un lucru ușor de realizat întotdeauna.
Poate deveni însă mult mai facil de atins cota de profit urmărită dacă atenția se orientează către reducerea inteligentă a costurilor. Ceea ce se poate obține printr-o creștere cu 10% a vânzărilor se poate realiza mult mai ușor printr-o reducere a costurilor cu doar 1%.
Fiecare leu economisit se vede direct în profit
Fiind în controlul companiei, reducerea într-o manieră strategică, sustenabilă, a costurilor este cel mai la îndemână și mai sigur mod de creștere a profitului. Condus corect, un program activ de reduceri de costuri sprijină pe termen lung creșterea indicatorilor de marja de profit și lichiditate ai companiei.
Însă, tacticile pe termen scurt pot crea probleme pe termen lung.
Perioadele de criză au fost imediat urmate, reactiv, puțin spus, de măsuri prin care companiile se repoziționau față de colaboratori, își schimbau strategiile sau chiar se redimensionau, apelând la măsuri care vizează reduceri de costuri precum:
- reduceri de personal sau a beneficiilor angajaților;
- reduceri ale calității produselor;
- negocieri agresive cu furnizorii pentru reducerea costurilor.
Totuși, cei mai mulți analiști sunt de acord că tacticile pe termen scurt creează, pe termen lung, probleme majore privind reputația în fața clienților (din cauza deteriorării calității), a furnizorilor (prin abordarea stilului neanderthalian de afaceri) și a angajaților (limitând potențialului de creștere).
Abordarea incorectă scade popularitatea programele de reduceri de costuri
Acesta este motivul pentru care Managementul Cheltuielilor crește în popularitate și devine o parte a strategiei pe termen lung în organizațiile interesate să livreze valoare pe termen lung, adresând reducerile de costuri dinspre interior, prin schimbarea strategiilor de achiziții, a metodologiilor de reducere de costuri, a aplicațiilor informatice menite să sprijine obiectivele funcției de achiziții.
Programele de reduceri de costuri din cadrul companiilor își pot atrage uneori o reputație nu tocmai bună, atunci când sunt nu sunt abordate corect.
O abordare incorectă de reduceri de costuri este impunerea unui procent de reduceri de costuri identic pentru toate departamentele din cadrul companiei, sau pentru toți furnizorii companiei. Aceasta se întâmplă de obicei atunci când managementul companiei realizează că organizația nu își va atinge obiectivele financiare și ia decizia ca toți să suporte în mod egal efortul reducerilor de costuri.
Impunerea unui procent egal de reduceri de costuri la nivel de companie are trei efecte negative:
- Departamentele care în mod proactiv, voluntar, și-au redus deja costurile vor trebui să găsească acum modalități de a-și reduce în continuare cheltuielile cu un procent pe care este posibil să nu îl poată realiza;
- Managerii care au experimentat multiple runde de asemenea reduceri de costuri impuse în mod unitar, pot realiza că singura modalitate de a realiza pe viitor acest obiectiv este să-și mărească bugetul cu cheltuieli nejustificate, astfel încât să aibă suficiente rezerve pentru tăierea bugetului atunci când apare directiva de reduceri de costuri.
- Reducerea de costuri impusă în mod egal tuturor departamentelor poate rezulta în eliminarea unor cheltuieli necesare susținerii creșterii companiei pe termen lung. Dacă aceste cheltuieli sunt reduse fară o analiză atentă, inițiativa poate prejudicia, pe termen lung, strategia de creștere a companiei.
Beneficiile planului diferențiat de reduceri de costuri
Efectele negative de mai sus (care, din păcate, chiar apar în multe companii), pot fi eliminate prin elaborarea unui plan diferențiat de reduceri de costuri, care să își fundamenteze obiectivele distincte fiecărui department pe analiza profesionistă a cheltuielilor.
Beneficiile înregistrate de companiile care au început analiza cheltuielilor cu furnizorii, drept arie distinctă de responsabilitate a funcției de achiziții, fiind de natura:
- Eficienței proceselor de achiziții: reduceri de costuri, ușurința identificării categoriilor cu potențial de reducere de costuri, eliminarea penalităților de plată și garantarea reducerilor de volum;
- Efectivității funcției de achiziții în organizație: ușurința cuantificării performanței procurementului, cost total redus și ROI ridicat al funcției de achiziții, reducerea timpului de raportare;
- Creșterea motivației buyer-ilor: eliminarea frustrărilor generate de presiunea timpului în proiectele de achiziții, creșterea stimei de sine și a importanței în cadrul organizației, o percepție mai mare asupra puterii personale în negocierile cu furnizorii
Obiectivele de reducere și de evitare de costuri sunt, intr-adevar, obiective specifice unui departament de achiziții performant. Aceasta nu înseamnă însă că Procurememntul poartă întraga responsabilitate asupra reducerilor de costuri. Ar fi imposibil, considerând faptul că Achizițiile cumpără pentru satisfacerea nevoilor celorlalte departamente, nu ale sale, proprii.
Iar cât timp analiza oportunității achiziției nu este o activitate curentă, cât timp analiza cererii și a nevoilor este respinsă de către solicitanți drept în afara “jurisdicției” Achizițiilor, cât încă domină mentalitatea potrivit căreia reducerile de prețuri se obțin din negocierile cu furnizorii, este puțin probabil ca eforturile Achizițiilor să se reflecte intr-o manieră pozitivă în Contul de profit și pierdere.
Revendicându-și însă autoritatea și guvernanța asupra gestionării programelor de reducere de costuri, Procurementul poate ghida strategii interne și externe de reducere și evitare de costuri, într-o maniera cuantificabila și cu trasabilitate in profitabilitate.
Avem responsabilitatea de a genera reduceri de costuri și asta înseamnă mai mult decât reducerea prețului de achiziții. Presupune o abordare holistică a cheltuielilor cu furnizorii ale companiei ce navighează prin și peste politicile de consum, analiza valorii, externalizări și optimizarea bazei de furnizori.
Avem responsabilitatea de a prelua cârma programelor de reducere sustenabilă de costuri, mai mult decât a executa în orb cerințe de achiziții. Până la urmă, în navele care conectează nevoile globale de business, prea putin se mai trage la rame…
