Importanța cunoașterii strategiilor de afaceri ale companiei
În 1995, SomProduct deschidea la Baia Mare fabrica de saltele manufacturate și de atunci business-ul crește constant, organic. În timp, SomProduct deschide noi linii de business, având parteneri din toate colțurile lumii și un portofoliu cu articole de prestigiu în zona Home&Deco. Actualmente, SomProduct are deschise showroom-uri în marile orașe ale țării, dar produsele sale sunt accesibile și în mediul online. Nicoleta Afrasinei este Purchasing Manager și omul care ține în mână complexele mecanisme de achiziții ale SomProduct.
Î: Sunteți alături de managementul SomProduct încă de la început, traversând diverse roluri și responsabilități. Cum considerați că este ajutat și stimulat în activitatea și obiectivele sale, specialistul achiziții, de cunoașterea strategiilor de afaceri și a aspectelor financiare de ansamblu ale companiei?
N.A.: Cunoașterea strategiilor de afaceri și a aspectelor financiare de ansamblu ale companiei a fost esențială pentru mine și consider că este pentru orice specialist achiziții. Fără a ști poziționarea pe piață a companiei și fără a avea o viziune clară a afacerii, orice specialist achiziții, indiferent de experiența acumulată, nu își va putea atinge obiectivele. Fără a avea răspunsuri la întrebări esențiale precum „unde„, „cum” și „cu ce resurse„, acea persoană se va lovi de un zid și, cel mai probabil, vă implementa strategii neconforme cu strategia companiei sau nerealiste, în comparație cu aspectele financiare.
Î: Din perspectiva dvs, care sunt departamentele sau liniile de afaceri cu care Achizițiile din Retail trebuie să dezvolte cel mai înalt grad de cooperare?
N.A.: Din experiența mea, departamentele Sales, Warehouse și Logistic au un rol esențial în privința ghidării departamentului de Achiziții în vederea îmbunătățirii produselor și a serviciilor și în vederea asigurării unei oferte/game de produse, conformă cu strategia de business și aplicată pe categoria sau categoriile de clienți targetați. Deși, în România, în momentul de față, în foarte multe companii departamentele de Vânzări și Achiziții nu sunt tratate ca entități/departamente diferite, individualitatea lor este la fel de esențială precum colaborarea. De asemenea, departamentele Warehouse și Logistic au un rol la fel de important. Dacă ne gândim la faptul că departamentul de Achiziții trebuie să genereze eficiență, atunci colaborarea cu cele două departamente menționate este esențială, în vederea minimizării costurilor și riscurilor.
Î: Cum ați descrie rolurile specialistului din achiziții din retail? Ce aspecte aduc complexitate rolului? Ce cunoștințe și responsabilități considerați vitale pentru specializarea achizitorului din Retail și ce responsabilități și acțiuni sunt optim a fi delegate altor departamente?
N.A.: Specialistul din achiziții reprezintă o verigă indispensabilă în cadrul oricărei companii de retail. Cred că este un rol foarte complex și cu foarte multe responsabilități, ce îți cere mereu să fii în strânsă conexiune cu toate diviziile companiei, să anticipezi nevoile celorlalte departamente și să vii mereu cu soluții. Buyerul trebuie să economisească timp și bani, să identifice în mod constant metode de creștere a veniturilor și de minimizare a riscurilor și a costurilor și să livreze produse clienților finali, la prețul/calitatea dorită și așteptată de aceștia. Partea de research consider că este, în ultimul timp, o mare provocare deoarece, odată cu creșterea numărului de afaceri în retail, în mod special în mediul online. Specialistul în achiziții trebuie să fie tot mai creativ în găsirea „furnizorului perfect” și, apoi, în menținerea unei relații cu el, relație care să fie privită de ambii parteneri ca fiind de importanță majoră. După cum am menționat și la o întrebare anterioară, cred că ar fi imperios necesar ca în viitorul apropiat, departamentul de Achiziții să delege responsabilități ce țin de fapt de Sales. Spun aceasta deoarece momentan în România, în multe companii, departamentului de Achiziții îi sunt desemnate responsabilități ce țin doar de Sales și, astfel, un buyer trebuie zilnic să privească business-ul atât din punctul de vedere al unui specialist în achiziții, cât și din punctul de vedere al unui specialist în vânzări. Deși ne dorim cu toții să fim creativi, flexibili și să fim omniscienți, consider că e chiar în detrimentul oricărei companii de o anumită talie, să nu departajeze clar cele două departamente. Menținerea concentrării buyerului strict pe atribuțiile, responsabilitățile, targetele aferente departamentului său este un must.
Î: Deschiderea în diferite orașe din țară a showroom-urilor SomProduct a extins și reconfigurat business-ul companiei. Cum s-au diversificat lucrurile din punctul de vedere al Achizițiilor, dacă s-au diversificat?
N.A.: Da, orice reconfigurare a business-ului are efecte secundare în procesul de achiziții și așa s-a întâmplat și la noi. Consider că prin deschiderea de showroom-uri în orașe cheie, am avut parte de un extra feedback din partea clienților și, de asemenea, de un vot de încredere, având în vedere că deși suntem în era online-ului, majoritatea clienților încă doresc să viziteze magazine fizice, să aibă parte de consiliere și să poată vedea produsele dorite. Existența unui magazin/showroom poate fi pentru un client un factor decisiv în alegerea retailer-ului de la care va achiziționa produsele. Având în vedere că primul nostru showroom a fost deschis acum 8 ani, este o mare diferență între gama de produse achiziționată și expusă atunci și ce se regăsește acum în ofertă. Fiecare showroom deschis ne-a permis să aducem în atenția clienților noi categorii de produse, să testăm și să înțelegem ce anume își doresc de la noi. Fiecare showroom a adus noi provocări departamentului de Achiziții, atât din perspectiva creșterii continue a interesului clienților pentru noi game de produse, a dorinței acestora pentru variante îmbunătățite (din punct de vedere preț/calitate/timp de livrare) a produselor deja existente cât și referitor la parteneriatele dintre SomProduct și furnizori. Fiecare furnizor expus în showroom înseamnă ”brand awarness”, cât și o investiție în acel parteneriat, ceea ce a condus la creșterea considerabilă a colaborării și comenzilor cu acei furnizori.
Î: Din informațiile pe care le dețineți, în ce fel îi poate afecta criza sanitară relația buyer – furnizor? Cât de importantă este relația cu furnizorii companiei pentru succesul pe termen lung al organizației?
N.A.: Criza sanitară a impiedicat organizarea târgurilor de profil și aceasta a afectat negativ industria. Nu e vorba doar despre participarea la târguri dar, dacă ar fi să privesc înspre o companie nou înființată, ce nu are un portofoliu de furnizori, cred că este foarte greu să legi relații și să închei contracte într-o perioadă când nu se fac vizite, nu se organizează conferințe etc. Buyerul are parte de o provocare foarte mare, ce până acum nu era existentă și anume, să dezvolte sau să mențină parteneriate doar prin intermediul email-ului, telefonului sau video call-urilor. Deși majoritatea business-urilor s-au mutat pe online, acest lucru nu poate anula nevoia de a comunica față în față cu furnizorul, măcar când vine vorba de puncte/discuții cheie. Relația cu furnizorii este absolut esențială pentru SomProduct deoarece noi nu facem spot buying, ne bazăm pe strategic buying, toate colaborările sunt gândite pe termen lung, toate produsele pe care le integrăm în oferta noastră sunt prevăzute pentru a fi disponibile clienților atât timp cât este acea cerință pe piață și astfel, ar fi în detrimentul nostru să nu avem suportul furnizorilor și să fie nevoie să fim mereu în căutare de acele produse strategice.
Î: Ce așteptări aveți de la furnizorii cu care lucrați? Credeți că în ultimii ani, furnizorii Dvs au înțeles mai bine nevoile specifice ale pieței pe care activați? S-au făcut totuși niște progrese în această direcție?
N.A.: Așteptările de la furnizorii noștri sunt mari deoarece și noi la rândul nostru, ne dorim să satisfacem nevoile clienților și să le oferim o calitate pe măsura devizei ce ne motivează zilnic și anume „Inspiring Comfort”. Fiind și producători de saltele de 25 de ani, înțelegem provocările din ambele tabere și știm că mereu se pot găsi soluții de a îmbunătăți un produs și de a oferi produse calitative la prețuri foarte bune. Așteptările noastre sunt în primul rând ca furnizorii să dea dovadă de flexibilitate, transparență și interes real pentru clientul final și pentru experiența acestuia când utilizează produsul lor. Nu există nu se poate, mereu se pot găsi soluții pentru a fi o colaborare win-win, esențial este doar să fie interes din ambele părți și ca ambele companii să aibă același target: satisfacția clientului final.
Da, a existat o constantă evoluție în ultimii ani, lucru ce mă face foarte fericită. Cred că a existat o „auto-educare” a furnizorilor deoarece tot mai mulți și-au dorit să facă trecerea de la a fi doar un producător ce e focusat strict pe partea de manufacturing, către ideea de brand. Astfel, tot mai mulți au investit în site-uri de prezentare, poze de lifestyle, video-uri de prezentare atât cu produsele cât și cu istoria brand-ului, sisteme de automatizare a stocurilor, îmbunătățire a packaging-ului astfel încât să fie destinat retailului online și livrării prin curier, îmbunătățire a ofertei, conform feedback-ului primit de la noi și multe altele.
Î: Care considerați că sunt așteptările furnizorilor față de clienți? Ce pași faceți că manager de achizițîi pentru a dezvolta relații de lucru performante cu furnizorii cheie?
N.A.: Având în vedere că majoritatea furnizorilor au extins colaborările pe mai multe țări sau continente, cred că momentan le este puțin greu în a fi total obiectivi când vine vorba de așteptările lor față de clienți. Spun aceasta în ideea în care fiecare client este diferit și sunt mulți clienți ce le permit furnizorilor încă să fie în zona lor de confort, pe când alții își doresc o continuă dezvoltare și îmbunătățire a proceselor. Așteptările depind mult și de strategia de afaceri a furnizorului. Sunt furnizori ce sunt încă strict concentrați doar să producă și să vândă produsele și atunci așteptările lor sunt reduse la volumul comenzilor și la o rată mică a reclamațiilor. În schimb, cei ce pornesc la drum cu ideea de brand, au cu totul alte așteptări, pe ei îi interesează inclusiv comenzile mici atât timp cât se face brand awarness, au așteptări când vine vorba despre cum se face marketingul pe produsele lor, cu ce brand-uri sunt produsele lor alăturate în pagina de categorie, dacă se expun produse din oferta lor în showroom-uri, aspectul locației de expunere etc.
Eu mereu m-am bazat pe aceleași principii/așteptări pe care le am și eu de la furnizori. Mereu am fost transparentă cu ei cu privire la viziunea SomProduct, potențialul colaborării, ce se poate îmbunătăți, dar în același timp mereu am inversat rolul și am întrebat cu ce plus putem veni noi și cum îi putem susține. Efortul cumulat mereu generează beneficii mai mari și mereu am considerat că prin împărtășirea planurilor de afaceri, previzionări clare ale producției și comenzilor și printr-un continuu dialog, se poate evita periclitarea colaborării și se pot reduce costuri în ambele părți.
Î: În 1995, SomProduct deschidea la Baia Mare o fabrică de saltele. De atunci, compania s-a dezvoltat organic, având în prezent mai multe Divizii. Cum a influențat acesta activitatea Departamentului de Achiziții?
N.A.: Eu m-am alăturat echipei SomProduct în anul 2014 iar pe atunci eram doar câteva persoane, deci e impropriu să spun că existau departamente sau divizii. Dar, de la an la an, numărul angajaților a crescut ceea ce a permis crearea departamentului de Achiziții. În primii 3 ani am fost singura în departament iar începând cu 2017 a început practic dezvoltarea departamentul, fiind adus primul junior buyer. De atunci departamentul a crescut semnificativ, concomitent cu numărul de furnizori și cu numărul de produse din ofertă. Astăzi, ne concentrăm pe specializarea buyerilor pe categorii de produse și creșterea numărului de manageri de categorie, fapt ce ne va ajuta în privința creșterii rentabilității categoriilor de produse și dezvoltarea de noi categorii.
Î: Anul trecut ne-a obligat să regândim din multe perspective realitatea în contextul crizei… Care sunt lecțiile care s-ar putea extrage în această perioadă și pe care le puteți considera oportunități, în aceea ce privește achizițiile?
N.A.: Principala lecție a fost faptul că mediul online este un must și ar fi indicat că tot mai mulți retaileri offline să abordeze și zona online, lucru ce s-a și întâmplat, vedem foarte multe companii ce înainte vindeau doar offline iar acum nu numai că sunt prezenți și online, dar oferă clienților și servicii adiționale. Posibilitatea de stocare (atât din punct de vedere financiar cât și din punct de vedere depozitare/operațional) a devenit foarte importantă, într-o perioadă în care termenul de producție s-a dublat sau chiar triplat la anumiți producători iar costurile de achiziție au crescut cu 5, 10 chiar și 15%, ceea ce obligă la optimizarea comenzilor și la o mai bună estimare a cantităților necesare pentru perioade mai lungi de timp. O altă lecție a fost sublinierea importanței unei relații bune cu furnizorii existenți și de asemenea, existența unui portofoliu de furnizori adiționali, ce pot fi aduși în cazul în care colaborarea cu un furnizor cheie devine imposibilă din cauza anumitor factori (micșorarea liniei de producție, probleme de aprovizionare cu materie primă, creștere excesivă a costurilor de achiziție). Lecțiile se pot transforma în oportunități și atuuri față de concurență atunci când dispui de spațiu de stocare, atunci când se iau decizii de creștere considerabilă a volumului comenzilor și atunci când, în timp de pandemie, poți oferi clienților produse cu livrare rapidă. Consider că în această perioada de criză clientul trebuie să beneficieze de aceleași condiții calitate/preț/livrare rapidă ca și înainte de pandemie și doar retailerii ce pot oferi acestea vor ieși în evidență. Și îmi place să cred că SomProduct a reușit acest lucru și că dorința fondatorilor de a fi în permanență dedicați și orientați spre nevoile clienților a rămas prioritatea noastră.
