De ce este important un proces formal de achiziții?

Apariția și dezvoltarea achizițiilor, pe măsura creșterii complexității și competitivității afacerilor, este efectul firesc al specializării, care este prezentă și funcționează în toate aspectele vieții

Pionierul specializării în producție, Henry Ford, a adus multe progrese practice în teoria economică privind specializarea muncii. Ford este cunoscut că părintele liniilor moderne de asamblare și al producției în masă. Este cel care a despărțit ansamblul de activități necesare fabricării Modelului T în de etape distincte, creând prima linie de asamblare din lume.

Muncitorii săi au ajuns specialiști și această schimbare a esponsabilităților a redus timpul necesar pentru construirea unei mașini de la doisprezece ore, la aproximativ trei ore.

El a creat, practic, un mediu de afaceri în care indivizii puteau produce, prin acțiuni repetate constant, cantități mari de vehicule și a reușit să-și transforme compania într-una dintre cele mai profitabile și cunoscute organizații din istorie.

Un proces de achiziții lăsat la întâmplare produce pierderi

De la Ford încoace standardizarea și specializarea proceselor de fabricație și execuție, a proceselor tehnologice și a funcțiilor suport a permis o din ce în ce mai mare productivitate. În ceea ce privește Achizițiile, în toate situațiile, s-a demonstrat că achizițiile neautorizate sau neefectuate printr-un proces de achiziții bine structurat, induc un risc pentru organizație din punct de vedere financiar, de imagine și chiar reputational.

Formalizarea procesul de achiziții permite evitarea activităților neperformante

Astăzi, formalizarea procesului de achiziții permite identificarea și corectarea activităților redundante, acele activități și pași în surplus față de strictul necesar, iar procesul se îmbunătățește prin combinarea a două sau mai multe activități în una singură. De exemplu, achizitorul solicită clientului intern să ceară o clarificare de la Departamentul Juridic. Pentru fluidizarea procesului, achizitorul însă poate formula chiar el cererea, direct, solicitând acea informație de la jurist.

Un alt efect înlăturat prin standardizarea procesului de achizițîi este efectul „gâtului de sticlă”, etapa care limitează, sau încetinește performanța întregului proces. Derivă dintr-o capacitate redusă de performare a activității respective, generând astfel un consum mare de timp. Este totuși o etapă obligatorie, ce nu poate fi nici eliminată, nici urgentată. Însă conștientizarea existenței ei permite atât un calcul cât mai exact al duratei unui proces, dar și deschiderea pentru găsirea de soluții alternative sau de creștere a capacității de producție.

Un exemplu care poate fi dat în acest sens este: toate contractele trebuie trebuie avizate obligatoriu de către Juridic, înainte de a fi semnate. Există însă un singur jurist, la care se vor strânge, în așteptare, contractele tuturor achizitorilor.

Etapa nu poate fi eliminată din proces și produce întârzieri, însă poate fi corectată, prin angajarea unui jurist suplimentar.

Trebuie eliminate etapele care nu aduc valoare adăugată

Repetiția este ”mama învățării” dar de la un anumit punct încolo devine act sabotor.

Reluarea iar și iar a acelor activități care pot fi reluate la nesfârșit, contribuind la întârzierea procesului, induce nedoritul efect de ”buclă” care poate costa compania timp, resurse și finanțe.

De dorit este și eliminarea din procesul de achiziții a etapelor care nu sunt necesare sau care nu aduc valoare adăugată. Exemplul elocvent care se poate da în acest caz este legat de decizia luată la nivelul Departamentului Achiziții de a se transmite cererile de achiziții, de către clienții interni, numai prin intermediul unei soluții informatice, special implementate. Cu toate acestea, în virtutea a inerției, unii inițiatori transmit în continuare cererea și în format letric, așa cum erau obișnuiți în trecut, activitate care este doar consumatoare de resurse  (timp, hârtie), fără a avea valoare adăugată.

A se reține că, indiscutabil, viitorul este al soluțiilor informatice care vor standardiza procesele de achiziții, automatizarea urrmând să înlocuiască decizii umane de rutină, care pot fi înlocuite. Cel mai bun exemplu de eficientizare a unui proces îl putem observa la operatorii de telefonie care folosesc soluțiile automate de direcționare a clienților către serviciul dorit de aceștia.