Explorarea reciprocității în negocierea din achiziții

Unul dintre principiile fundamentale ale negocierii este reciprocitatea, care se referă la schimbul de beneficii între părțile implicate.

În contextul achizițiilor, acest principiu devine crucial, deoarece ambii actori – cumpărătorul și vânzătorul – au ocazia să ofere și să primească în mod strategic pentru a obține condiții cât mai avantajoase pentru ambele părți.

Una dintre definițiile favorite ale negocierii fiind, pentru mine, cea a lui Steven Cohen:

“Negocierea reprezintă procesul prin care două sau mai multe părti lucrează împreună să ajungă la o soluție mutual acceptabilă, asupra unuia sau mai multor parametrii.

Este un proces give-and- take care, atunci când este condus corect, lasă pățile cu un sentiment pozitiv asupra rezultatului.”

Ce înseamnă totuși acest give-and-take în negocierea din achiziții?

Acționăm oare congruent cu acest principiu?

Sau oare, cel mai adesea, suntem într-o mentalitate de tip demand?

Adevărul este că, în achiziții, atunci când vorbim despre a oferi, ne referim nu numai la aspectele tangibile ale tranzacției, cum ar fi prețul sau termenul de plată, ci și la crearea unei atmosfere de încredere și colaborare.

Într-o primă etapă, acționăm într-o mentalitate a reciprocității în interacțiunile cu clienții interni, beneficiarii bunurilor sau serviciilor pe care urmează să le achiziționăm.

O componentă esențială a acestui proces fiind capacitatea de a identifica și înțelege nevoile și interesele reciproce, ale beneficiarilor și ale procurementului.

Înțelegerea clară a așteptărilor și a priorităților ambelor părți permite găsirea soluțiilor care să satisfacă optim obiectivele organizaționale: pe de o parte cele de cantitate, calitate, livrare ale beneficiarilor, pe de altă parte cele de TCO, conformitate, eligibilitate, transparență ale procurementului.

În această etapă, comunicarea deschisă joacă un rol cheie, oferind oportunitatea de a ajusta și de a adapta specificațiile și solicitările pentru a reflecta mai bine interesele companiei.

Creearea unei atmosfere de încredere este fundamentală și când vorbim despre a oferi în relația cu furnizorii.

Iar ceea ce putem și trebuie să oferim furnizorilor, înainte de a predinde discount-uri, este însuși cadrul etic, transparent și imparțial al procesului de achiziții.

Aceste principii reprezintă nu doar fundația relației comerciale, ci și modalitatea prin care ne asigurăm că și în proiectele viitoare vom avea suficienți furnizori participanți la selecțiile de ofertă.

Într-o lume a ofertărilor competitive- furnizorii înșiși au emis termenul negotiauction- este nevoie să înțelegem că adoptare unei abordări coerente, bazată pe oferirea și primirea corectă a informațiilor, este esențială pentru a asigura un proces de negociere transparent și echitabil.

Și totodată pentru a ne asigura BATNA, alternative la negociere, o sursă importantă a puterii în negocierea din achiziții.

Din perspectiva cumpărătorului, oferind specificații clare și complete și detaliind cerințele noastre specifice, facilităm un proces de ofertare și de selecție mai precis și eficient pentru toți cei implicați.

În plus, etica joacă un rol crucial în procesul de selectare a ofertelor. Prin menținerea unui climat impartial și echitabil, asigurăm că toți furnizorii au șanse egale de a-și prezenta propunerile.

Integritatea în achiziții a devenit o cerință vitală, prin urmare trebuie să ne angajăm să tratăm toți potențialii furnizori cu respect și corectitudine.

Un alt aspect esențial este oferirea unui timp adecvat pentru pregătirea ofertelor.

Trebuie să ne asumăm și să facem și beneficiarii să înțeleagă faptul că un proces de achiziții responsabil și eficient necesită timp pentru a permite furnizorilor să elaboreze oferte acurate. Maximizăm astfel șansele de a primi oferte competitive și bine ancorate în cerințele comunicate.

Pe de altă parte, importanța capacității de a primi nu trebuie subestimată.

Prin recunoașterea valorii ofertelor primite și manifestarea deschiderii față de colaborare, o parte poate crea un cadru propice pentru ca negocierile să avanseze.

Acceptarea cu bunăvoință a discuțiilor de clarificare a ofertelor furnizorilor poate conduce la un climat pozitiv, în care ambele părți se simt valorizate și respectate, generând astfel un teren fertil pentru soluționarea oricăror obstacole care pot apărea pe parcursul procesului de selecție.