”Pandemia va mobiliza toate companiile să pună mai mult accent pe digitalizare”

Fără discuție viitorul este al inteligenței artificiale și al soluțiilor propuse de aceasta. Tot mai multe dintre activități intră în era digitală și Achizițiile nu fac excepție. Ionuț Tircici și Daniel Stănescu conduc echipa Lean Software Solutions, companie IT care oferă o gamă complexă de servicii și soluții software folosind dintre cele mai moderne tehnologii. Se adresează firmelor care își doresc optimizarea fluxurilor interne, reducerea costurilor, micșorarea timpilor de procesare ai activităților întreprinse de salariați, creșterea vizibilității la datele din cadrul companiei, îmbunătățirea proceselor decizionale prin fluxuri electronice de aprobare și acces la rapoarte în timp real.

Care sunt soluțiile și serviciile pe care le oferă Lean Soft?

Ionuț Tircici: Gama largă a serviciilor oferite de Lean Soft include dezvoltarea aplicațiilor web și a celor mobile IOS și Android (native), integrări cu aplicații terțe, testare software, training, mentenanță, suport, hosting, teste de stres și consultanță IT.

Sunt acoperite astfel mai multe arii de business: procurement, vânzări, financiar, producție, marketing, logistică, resurse umane, management clienți, juridic și service management.

Unul dintre produsele de succes dezvoltate de Lean Soft este eProcurement, o soluție destinată departamentelor de achiziții din companii. Ce procese din cadrul departamentului de achiziții acoperă punctual?

Ionuț Tircici: Modulul destinat departamentului de achiziții acoperă automatizarea întregului proces: emiterea nevoii interne pe bază de produse catalog, validarea existenței bugetare, flux aprobare a necesarului intern în funcție de specificul companiei, evaluarea furnizorilor (precalificare si audit), organizarea de licitații electronice, sesiune de întrebări și răspunsuri, negociere utilizând eAuction, contract management, comandă furnizor, recepție produse/servicii, aprobare factură furnizor, audit furnizor, integrare cu alte aplicații ale clientului ERP, BI etc., export de rapoarte Excel și PDF.

Și care sunt punctele forte ale eProcurement?

Ionuț Tircici: Modulul de procurement a fost realizat în urma unei experiențe de 10 ani avută în lucrul direct cu activități de Procurement, în mai multe companii multinaționale. În acest modul au fost adaugate toate functionalitățile utile realizării întregului proces ținând cont de elemente specifice acestui tip de activitate.

Printre punctele forte pot enumera:

• Accesibilitate – Interfața web este ușor de accesat atât de utilizatorii interni cât și de furnizori, de pe orice tip de dizpozitiv;
• Funcținonalitate – În cadrul acestui modul sunt disponibile toate elementele necesare derulării unui proces de procurement start to end ținând cont de toate cerințele standard în Procurement: confidențialitatea datelor, tratamentul egal al furnizorilor, comunicarea eficientă între părțile implicate, evaluarea ofertelor obiectiv (utilizând matrici de selecție), obținerea de saving-uri, micșorarea timpului de realizare a negocierii, acces la date în timp real, auditul procesului de Procurement.
• Cost de implementare accesibil – Luând în cosiderare costul pentru toate functionalitățile oferite de soluția noastră și comparând cu costul solicitat de alți mari producători de software din acest segment, cifrele nu sunt deloc comparabile.

Din studiile de piață efectuate de noi reiese că implementarea soluției Lean Soft aduce reducerea costului cu implementarea de până la 80%, față de alte produse similare.

Prin această politică de preț reușim să facem produsul cât mai disponibil pentru a fi implementat de cât mai multe companii din țară, dar și din afara României, care își doresc optimizarea proceselor din cadrul departamentului de procurement/financiar.

• KnowHow – Experiența avută în acest domeniu ne avantajează în discuțiile cu clienții deoarece le înțelegem nevoile și le putem adapta soluția după politica internă de achiziții. În cadrul implementării unui proiect de acest tip este foarte important ca echipele să aibă atât o înțelegere tehnică cât și o înțelegere de business, astfel încât soluția finală să răspundă cerințelor și să fie ușor de utilizat în pași cât mai logici.

Companiile din România sunt interesate de acest tip de produs destinat departamentului de Procurement?

Ionuț Tircici: În ultimii ani am înregistrat o creștere cu peste 50% a numărului de solicitări pentru acest tip de produs. Creșterea s-a datorat în mare parte nevoii sporite de digitalizare, venită odată cu înțelegerea beneficiilor aduse de automatizare și eficientizare.

Chiar în acest moment suntem în curs de a implementa soluția de eProcurement la doi mai jucători în România și Republica Moldova.

Instrumentele digitale promit noi niveluri de performanță în achiziții. Pentru a îndeplini această promisiune, CPO trebuie să descopere care dintre ele sunt cele mai potrivite nevoilor companiei lor. Ce ar trebui să urmărească o companie care își dorește digitalizarea procesului de achiziții pentru a selecta instrumentul optim activității ei?

Ionuț Tircici: Bazat strict pe experiențe directe din implementările deja efectuate dar privind și prin prisma experienței de Buyer, în cadrul procesului decizional ar trebui să se țină cont de:

• Acoperirea, în cadrul aceleași aplicații, a unui set de functionalități de bază, necesar companiei. Functionalitățile suplimentare oferite de soluțiile de Procurement sunt binevenite numai dacă deservesc nevoilor companiei, însă trebuie evaluat și impactul acestora în costul final (nu plătesc pentru ce nu folosesc).
• Implicarea în procesul de selecție a minimum 5 furnizori unde să fie evaluate atât ofertele tehnice cât și cele comerciale.
• Realizarea unui TCO care să conțină cel puțin (costul inițial de implementare + mentenanță și suport pentru o perioadă de 5 ani + alte cheltuieli indirecte cu aplicația).
• Furnizorul soluției să ofere suport local, să garanteze timp de răspuns și timp de rezolvare a eventualelor probleme care pot apărea.
• Să existe posibilitatea de a solicita dezvoltări personalizate și să fie agreat încă în faza de contract tariful orar/zilnic.
• Să existe posibilitatea ca soluția să se poată integra cu alte aplicații din cadrul infrastructurii clientului pentru e evita situațiile în care utilizatorii trebuie să duplice manual anumite informații în mai multe sisteme.
• Solutia să permită găzduirea de către client, în situația în care politica de securitate impune acest lucru.
• Echipa de implementare din partea Furnizorului să aibă cunoștințe detalitate legate de activitatea de procurement pentru a facilita cât mai mult discuțiile între echipele de proiect.

Cum se simplifică procesul de achiziții cu ajutorul produselor dezvoltate de Lean Software Solution?

Ionuț Tircici: Procesul din cadrul aplicației eProcurement direcționează informația automat către rolul responsabil de o anumită acțiune, astfel se face economie de timp din partea salariațiilor, aceștia fiind notificați și având acces strict la informațiile necesare desfășurării activității conform fișei postului.

Aplicația permite definirea de categorii de achiziții pe două, trei sau patru niveluri astfel ajutând la o bună organizare a produselor din catalog, a contractelor și a furnizorilor.

Matricea aprobărilor se poate defini atât pe elemente ce țin de centre de cost, categorii de achiziții, departamente etc., putând fi organizată pe mai multe niveluri de aprobare, în funcție de specificul companiei, astfel putându-se adapta pentru companii cu structuri diverse.

Fluxurile de aprobare sunt complet automatizate, utilizatorii cu rol de aprobator având la dispoziție mai multe opțiuni de a-și exprima acordul pentru cererile de aprobare primite (aprobare din email, aprobare din aplicație). Procesul de aprobare electronic elimină complet alte activități, care în mod normal ar fi derulate prin aprobări pe hârtie, care necesită redactare, semnare, scanare și arhivare.

Aplicația are definite reguli general valabile ariei de procurement care ajută utilizatorii atât în comunicarea internă cât și în comunicarea cu furnizorii.

Aplicația automatizează procesul de negociere și de evaluare a ofertelor primite.

Automatizeaza timpul de emitere a comenzilor către furnizorii, acestea fiind generate automat imediat după ce sunt obținute aprobările din partea factorilor de decizie.

Aplicația automatizează procesul de gestionare a contractelor atât din punct de vedere al termenului de expirare cât și validarea atingerii valorilor contractuale prestabilite, fără a fi necesară intervenția umană.

Din punct de vedere al raportării, aplicația ofera posibilitatea de a scoate rapoarte în care sunt reprezentate cele mai importante elemente:

• Măsurarea SLA-ului pe procesul de procurement, de la nevoia inițială la finalizarea procesului de achiziție;
• Măsurarea gradului de încărcare al salariaților;
• Măsurarea volumului de achiziții efectuate din fiecare contract;
• Măsurarea volumului de achiziții efectuate de la fiecare furnizor;
• Măsurarea volumului de achiziții pe fiecare categorie de achiziție;
• Măsurarea volumului de achiziții pe fiecare centru de cost;
• Măsurarea volumului saving-urilor obținut în urma procesului de negociere;
• Măsurarea bugetului consumat și a bugetului disponibil;
• Planificarea renegocierii contractelor;

Care sunt beneficiile principale pe care le oferiți companiilor în comparație cu cele ale competiției?

Ionuț Tircici: În primul rând ar fi politica de preț adoptată, care facilitează financiar o astfel de implementare.

Soluția fiind dezvoltată în întregime de noi, ne permite să oferim posibilitatea de a putea fi personalizată conform nevoilor clienților.

Punem la dispoziție experiența de 10 ani în activitatea de procurement la standarde internaționale și putem face recomandări de optimizare astfel încât clientul să beneficizeze de cele mai eficiente procese.

Soluția de procurement reprezintă un modul din toată suita de soluții pe care le avem în portofoliu, astfel dacă un client are nevoi să deservească și alte departamente acestea pot fi încorporate în cadrul aceleiași platforme web, unde accesul se efectuează în funcție de rolul acordat utilizatorilor de către administrator.

Oferim astfel posibilitatea de a integra soluția cu alte soluții/servicii din cadrul infrastructurii clientului (ERP, BI, DW, CRM, LDAP etc.).

Criza indusă de pandemia Covid-19 și impunerea distanțării sociale au obligat companiile să aleagă telemunca, mulți dintre angajații departamentelor de procurement lucrând de acasă. Cât îi ajută aplicațiile dezvoltate de Lean Soft?

Ionuț Tircici: Aplicația este un instrument care ajută enorm în acest context, având în vedere că fiecare utilizator, în functie de rol, are acces la toată informația necesară derulării activității de procurement într-un singur loc.

Aplicația poate fi accesată direct din browser din orice locație fără a necesita instalarea vreunui kit pe dispozitivul utilizat.

Persoanele cu rol decizional/managerial pot avea cu usurință vizibilitate asupra gradului de încărcare al fiecărui salariat atât din rapoarte cât și statistici oferite de aplicație, pot fi direcționate și alocate proiecte în funcție de gradul de încărcare, pot efectua aprobări electronice având acces la tot istoricul și informațiile relevante.

Ce crezi că se va schimba fundamental pentru procurement, după actuala pandemie și cum este Lean Soft pregătită să răspundă noilor cereri ale clienților din piață?

Ionuț Tircici: Conform statisticilor la nivelul UE, România este plasată pe ultimele locuri în ceea ce privește digitalizarea. Prin urmare, considerăm ca acest fenomen va mobiliza toate companiile să pună mai mult accent pe digitalizare (aplicabil atât pentru procurement cât și pentru restul ariilor de business).

Aplicația noastră de Procurement este deja pregătită pentru a putea face față acestor provocări și recomandăm tuturor companiilor să opteze pentru astfel de soluții care le ajută să devină mai dinamice și mai competitive, în segmentul activității pe care o întreprind.

Cât de importantă este partea de inovație în domeniul IT dar și cea de îmbunătățire continuă a soluțiilor software oferte de Lean Soft?

Daniel Stănescu: În cadrul Lean Soft se pune un accent sporit pe utilizarea celor mai performate tehnologii astfel încât să putem crește performanța și securitatea aplicațiilor dar să reducem și timpul de dezvoltare și implementare.

Tocmai de aceea în cadrul Lean Soft a fost realizat propriul core în care dezvoltăm aplicațiile (web și mobile) utilizând cele mai moderne tehologii care ne permit să fim foarte eficienți în cadrul procesului de dezvoltare, testare, migrare și implementare.