„Căutăm frunizorul cel mai potrivit cu nevoile noastre de achiziție”

Cu o rețea vastă de centre de analize medicale, Clinica Sante este este una dintre companiile aflate în prima linie, în lupta contra pandemiei. Dimensiunea națională a rețelei de laboratoare, provocările și amenințările induse de acest context pandemic, necesitatea unei viteze de reacție rapidă de adaptare la schimbările economice apărute, mai ales în ceea ce privește lanțurile de aprovizionare consacrate, au ridicat la nivelul Departamentului de Achiziții noi provocări. Gianin Roșu, Director al Departamentului de Achiziții al Clinicii Sante, dezvăluie impactul asupra activității acestui departament, dar și soluțiile găsite la unele dintre problemele apărute în ultimul an din cauza situației neobișnuite cu care se confruntă achizițiile din domeniul medical și nu numai.

Î: Clinica Sante este unul dintre cei mai mari jucători de pe piața serviciilor de sănătate, iar prezența sa națională, la nivelul fiecărui județ, o plasează a fi lider de piață. Ne puteți creiona într-un tablou ce reprezintă aceasta la nivelul Departamentului de Achiziții?

G.R.: Încă de la înființare, acum mai bine de 25 de ani, Clinica Sante și-a asumat o misiune importantă și anume aceea de a oferi servicii medicale de cea mai bună calitate, la cele mai înalte standarde de profesionalism, și în același timp accesibile fiecărui pacient. Valorile pe care am clădit Departamentul de Achiziții circumscriu în mod fidel valorile companiei Clinica Sante, scopul nostru primordial fiind acela de a asigura fiecăruia dintre colegii noștri cele mai bune condițiim în vederea îndeplinirii cu succes a acestei misiuni.

În lumina unui atât de important deziderat, tabloul pe care mi l-ați solicitat nu poate fi mai plastic creionat decât descriind fiecare dintre procesele noastre de achiziții în următoarele culori: achiziționarea într-un cadru legal și de o manieră etică a bunului sau serviciului potrivit, de calitatea potrivită, în cantitatea potrivită, la prețul potrivit, la momentul potrivit și care să fie livrat sau prestat în locația potrivită.

”Volumul cât și complexitatea proceselor de achiziții pe care le gestionăm, ne-au obligat să selectăm cu atenție fiecare membru al echipei noastre”

Î. Cu ce provocări vine această dimensionare organică, pentru Departamentul de Achiziții?

G.R.: Este într-adevăr o mare provocare profesională pe care atât eu, cât și colegii mei din Departament, ne-am asumat-o pe deplin și pe care trebuie să o realizăm cât mai bine posibil.

Îndeplinirea unei astfel de misiuni nu va fi posibilă decât în baza unei bune pregătiri teoretice, pregătire potențată și de o experiență practică pe măsură.

Atât volumul cât și complexitatea proceselor de achiziții pe care le gestionăm, ne-au obligat să selectăm cu atenție fiecare membru al echipei noastre, luând alături pe cei mai potriviți cu valorile organizației noastre și cu misiunea ce ne-a fost încredințată.

În vederea obținerii unei bune pregătiri profesionale, am selectat cu mare atenție cel mai potrivit și, totodată, cel mai bun furnizor de servicii de training în procurement, din România, organizație ale cărei servicii le-am folosit și le vom folosi în fiecare an, în mod continuu, pentru ca fiecare membru al echipei noastre să ajungă cât mai aproape de gradul de expertiză în achiziții de care avem nevoie, pentru a face față cu succes tuturor provocărilor profesionale.

Î: Piața serviciilor de sănătate, că și piața farmaceutică, de altfel, este supusă unei stricte reglementări din partea statului. Cum se reflectă această condiționare normativă asupra activităților de achiziții?

GR.: În primul rând mi-aș dori să discutăm despre termenul acesta de condiționare normativă. Din punctul meu de vedere, condiționarea fie ea și de ordin normativ este o chestiune de perspectivă proprie. Poți alege să vezi regulile ca pe o problemă în plus pe care trebuie să o rezolvi sau le poți vedea ca pe o soluție de urmat.

Într-un domeniu atât de important precum sănătatea, este imperios necesar ca reglementarea să fie extrem de strictă, pentru a reduce la maximum greșelile și pentru a elimina pe cât posibil șansele ca pacienții să aibă de suferit atunci când accesează un serviciu medical.

Din punctul nostru de vedere, reglementările respective reprezintă o soluție, un cumul de condiții ce trebuie îndeplinit pentru a atinge nivelul de profesionalism și performanță necesare câștigării atât a respectului cât și a încrederii fiecărui pacient care ne trece pragul, în oricare din centrele noastre.

Î.: Dar asupra selectării furnizorilor? În cazul dumneavoastră, care sunt cele mai importante criterii în selecția furnizorilor?

G.R.: Conform convingerii mele, furnizorii sunt o parte importantă a echipei de care avem nevoie pentru a ne realiza cu succes misiunea. În fiecare proces de achiziție, ne străduim să identificăm furnizorul potrivit. Nu căutăm mereu furnizorul cel mai bun, căutăm frunizorul cel mai potrivit cu nevoile noastre de achiziție. Pentru noi, în primul rând este important ca furnizorul să aibă valori corporative ce se potrivesc cu valorile Clinicii Sante. În subsidiar, în funcție de caracteristicile fiecărei achiziții în parte, selectăm cu atenție fiecare furnizor pentru ca, la sfârșitul procesului de achiziție, să avem exact acel bun sau serviciu de care avem nevoie, iar noi, la rândul nostru, să oferim pacienților exact acel serviciul medical de care aceștia au nevoie, la cele mai înalte standarde de calitate, la un preț accesibil și într-o locație care se află mai aproape de pacient.

”Ne-am ales furnizorii potriviți, care ne-au fost alături în momentele în care noi am avut cea mai mare nevoie”

Î.: În actuala situație provocată de pandemie, unitățile medicale sunt în prima linie în lupta contra Covid-19. Care sunt obstacolele și oportunitățile în activitatea Dvs, că Manager de Achiziții, în ultimul an?

G.R.: Având în vedere specificul activității noastre, acela de a oferi analize medicale de laborator, într-adevăr colegii și colegele din centrele de recoltare și din laboratoarele de analiză medicală au un aport considerabil la efortul colectiv pentru eradicarea acestei pandemii. În acest sens, vă pot mărturisi că în laboratoarele noastre de analiză medicală se lucrează aproape fără oprire pentru ca timpii de obținere a rezultatelor să fie scurtați la minumum posibil, fără a face însă rabat de la cerințele tehnice și condițiile de calitate care să asigure precizia rezultatului.

Nu aș putea vorbi despre oportunități, în cazul unei pandemii. Sau poate, doar dacă privesc lucrurile strict din punct de vedere profesional. Profesional, pot spune că am învățat într-un an, din procesele de achiziții gestionate în această pandemie, cât poate nu aș fi putut învăța în 10 ani de normalitate socială. Dar, dacă s-ar putea, aș da bucuros înapoi toate lecțiile învățate în această perioadă pentru a ajunge iar la starea de normalitate de dinainte.

În cea ce privește obstacolele, acestea au fost similare cu ale oricărui alt Departament de Achiziții, într-o astfel de perioadă. A trebuit să depășim perioadele în care piața, către care ne puteam orienta pentru identificarea furnizorilor pentru anumite bunuri, era doar la nivel național și să ne raportăm necesarul de produse la posibilitățile reale de aprovizionare ale pieței.

Din fericire pentru noi, relațiile excelente pe care le avem cu furnizorii, cu cei strategici mai ales, ne-au oferit șansa de a depăși cu bine perioadele de vârf ale crizei.

Am putut verifica, astfel, că ne-am ales furnizorii potriviți, care ne-au fost alături în momentele în care noi am avut cea mai mare nevoie.

Î.: Cum au evoluat nevoile grupului în 2020 și ce decizii strategice ați implementat pentru o mai mare eficiență?

G.R.: Actuala pandemie a provocat perturbări în toate sectoarele economice, cu un grad de impact diferit. Fiind o companie care oferă servicii de sănătate, impactul resimțit de către noi a fost unul de mare intensitate. Am fost practic obligați să ne organizăm rapid, să ne orientăm în noul context și răspundem imediat, trecând peste numeroasele obstacole și provocări care ne-au stat în cale.

În primul rând au apărut nevoi rezultate din activitatea de analiză de laborator, care au impus achiziția de noi echipamente, pentru a oferi pacienților noștri o gamă cât mai largă de soluții de testare SARS-CoV-2.

De asemenea, a trebuit să răspundem urgent unor nevoi de achiziție strict legate de necesitatea de a oferi protecția necesară împotriva transmiterii virusului, atât pentru pacienți,cât și pentru colegii noștri din prima linie.

În ceea ce privește deciziile strategice, pe care am fost obligați să le implementăm, aș enumera aici crearea unui proces complex de management al riscurilor, menit să ne ajute ca pe viitor să evităm perioade de criză.

Totodată, ne-am propus extinderea rețelei de furnizori pe criterii geografice, pentru a avea un răspuns rapid la toate nevoile noastre de achiziție, în perioadele în care anumite piețe se închid.

”Am conștientizat, la modul concret, importanța managementului relațiilor cu furnizorii”

Î.: Cum ați aprecia că s-au modificat relațiile cu furnizorii în această perioadă, dacă s-au modificat?

G.R.: A devenit evident că strategia noastră de aprovizionare trebuie să fie concepută în așa fel încât să devină extrem de rezistentă la orice șoc, acest lucru nefiind posibil fără un parteneriat solid cu toți furnizorii.

Am conștientizat, la modul concret, importanța managementului relațiilor cu furnizorii, motiv pentru care ne-am propus cultivarea cu și mai mare atenție a unor relații de strânsă colaborare și chiar parteneriat cu furnizorii existenți și, de asemenea, construirea unor relații de colaborare cu fiecare furnizor nou, chiar și atunci când este vorba de produse non-critice.

Î.: Ce pași faceți că manager de achiziții pentru a dezvolta relații de lucru puternice cu furnizorii cheie?

G.R.: Dacă ar fi să mă exprim plastic, aș descrie acești pași ca pe o pregătire asiduă pentru a primi de la furnizorul respectiv premiul pentru ”cel mai bun client”, în timp ce prețul plătit pentru achiziția respectivă este prețul cel mai bun pe care l-aș putea obține pentru Clinica Sante.

În primul rând, ascult cu atenție furnizorul, pentru a-l cunoaște și pentru a-i înțelege realitatea. Nu pot afla dacă este furnizorul potrivit decât cunoscându-l foarte bine și nu îl pot cunoaște pe deplin altfel decât ascultându-l la modul empatic.

În momentul în care determin că este furnizorul potrivit pentru Clinica Sante, urmează faza de acceptare. Așa cum vă spuneam, nu cred în furnizorul cel mai bun, sau ideal ci cred în furnizorul potrivit. Acceptând că furnizorul, ca orice altă companie, are propriile nevoi, propriile probleme și o listă finită de posibilități de a-mi îndeplini cerințele, îmi maximizez șansele de a găsi în furnizorul respectiv partenerul de care am nevoie.

Pe parcursul derulării contractului, încerc să nu pierd nicio ocazie pentru a-mi aprecia furnizorul, pentru a-i mulțumi pentru eforturile pe care le face în vederea derulării în cele mai bune condiții a relației noastre de colaborare.

În orice problemă apărută, încerc să ajut furnizorul în așa fel încât să ajungem împreună la acea soluție perfectă, care să fie în interesul ambelor părți.

Doar procedând astfel, pot securiza relația de business cu furnizorul respectiv și îmi pot maximiza șansele să primesc sprijinul acestuia atunci când am cea mai mare nevoie.