Achiziții tactice vs. strategice: înțelegerea diferențelor și beneficiilor
Ca urmare a schimbării structurii de costuri ale organizațiilor, datorită externalizărilor și proceselor intensive de digitalizare, achizițiile s-au conturat ca o funcție esențială în orice organizație, deoarece influențează direct structura costurilor, eficiența lanțului de aprovizionare și, în cele din urmă, competitivitatea acesteia pe piață.
În domeniul dynamic al achizițiilor , ca și modalitate de derulare a activităților, sunt întâlnite două abordări principale: achizițiile tactice și achizițiile strategice.
În acest articol, vom explora asemănările, diferențele, avantajele și dezavantajele acestor două abordări de achiziție.
Achiziții tactice
Achizițiile tactice reprezintă metoda de achiziție care se concentrează pe satisfacerea nevoilor imediate de bunuri și servicii ale unei organizații.
Sunt de natură tranzacțională, adesea reactive la cererile de achiziții, efectuându-se prin cereri rapide de preț și adesea contractare in bază de comandă. Desemnarea furnizorului câștigător se realizează cel mai frecvent în baza celui mai mic preț de achiziție sau, în cazuri de urgentă, în baza celui mai mic termen de livrare.
Deciziile privind selectarea furnizorilor sunt adesea unilaterale, responsabilitatea revenind fie departamentului achiziții fie departamentului beneficiar sau titular de budget.
Scopul principal al achizițiilor tactice este de a se asigura că bunurile și serviciile sunt achiziționate prompt pentru a satisface cerințele operaționale curente.
Achiziții strategice
Achizițiile strategice, pe de altă parte, au o abordare cuprinzătoare și proactivă, pe termen lung, care aliniază achizițiile cu strategia generală de afaceri a unei organizații.
Această abordare vede achizițiile drept o componentă critică a avantajului competitiv și cuprinde activități precum optimizarea lanțului de aprovizionare, selectarea strategică a furnizorilor, analiza cheltuielilor și managementul performanței furnizorilor, managementul riscurilor și inovarea.
Selectarea furnizorilor se realizează preponderant în echipe multi-disciplinare, responsabilitățile împărțindu-se în cadrul membrilor echipei de proiect în baza expertizei specifice.
Deciziile privind selectarea furnizorilor se iau la nivelul echipei de proiect, în baza unor criterii multiple, de eligibilitate, conformitate, tehnice și comerciale. Prețurile sunt interpretate și evaluate în baza costurilor totale ale achiziției (TCO).
Scopurile principale ale achizițiilor strategice sunt asigurarea continuității aprovizionării cu bunuri si servicii în linie cu politicile de risc și conformitate din cadrul organizației și realizarea de reduceri de costuri pe termen lung, integrand strategii de analiză internă a cheltuielilor, de cercetare de piață, de dezvoltare a relațiilor colaborative cu furnizorii, cu atenție sporită asupra analizei valorii și inovației.
Asemănări:
Eficiența costurilor: Atât achizițiile tactice, cât și cele strategice urmăresc să minimizeze costurile.
Cu toate acestea, achizițiile tactice se concentrează pe reducerea prețurilor de achiziție pe termen scurt în timp ce achizițiile strategice au în vedere reducerea costurilor totale ale organizației identificarea oportunităților pe termen lung și îmbunătățirea eficienței operațiunilor de achiziții.
Relații cu furnizorii: Dezvoltarea unor relații bune cu furnizorii este esențială în ambele abordări
Totuși, achizițiile tactice urmăresc în primul rând gestionarea relațiilor existente pentru aprovizionare rapidă și fiabilă (deși adeseori întâlnim și o paradigmă adversarială a relațiilor cu furnizorii) iar achizițiile strategice se concentrează pe cultivarea parteneriatelor strategice, în baza unor evaluări cuprinzătoare a performanței și relatiilor cu furnizorii.
Diferențe:
Orizont de timp: achizițiile tactice sunt pe termen scurt și imediate, în timp ce achizițiile strategice au o perspectivă pe termen lung, care se întinde adesea pe mai mulți ani. Totodată, proiectele de achiziții tactice se realizează într-un timp mai scurt față de proiectele de achiziții strategice.
Domeniu de aplicare: Achizițiile strategice cuprind o gamă largă de activități, inclusiv dezvoltarea furnizorilor, evaluarea riscurilor, analiza cheltuielilor și a pieței, inovarea. Achizițiile tactice se concentrează în principal pe asigurarea aprovizionării cu bunuri și servicii necesare derulării operațiunilor de zi cu zi ale companiei.
Avantajele achizițiilor tactice:
Răspuns rapid: Achizițiile tactice se realizează într-un timp scurt și permit organizațiilor să se adapteze rapid la schimbările din piața cererii.
Economii de costuri pe termen scurt: prin negocierea prețurilor de achiziție aferente fiecărei comenzi, organizațiile pot realiza economii de costuri pe termen scurt, în special în cazul achizițiilor spot.
Dezavantajele achizițiilor tactice:
Viziune strategică limitată: concentrarea exclusiv pe termen scurt poate duce la ratarea oportunităților de inovare și de reducere a costurilor pe termen lung, înregistrând adesea costuri tranzacționale ridicate.
Ineficiență: În absența unei abordări strategice, achizițiile tactice pot duce la multiplicarea efortului, la risipă, riscuri reputaționale și ineficiență în lanțul de aprovizionare.
Avantajele achizițiilor strategice:
Reduceri și evitări de costuri pe termen lung: prin analiza valorii, a oportunităților de externalizare, luând în calcul TCO și scoaterea de costuri din lanțul valoric intern și extern, prin încurajarea inovației și promovarea unor politici de consum optime, achizițiile strategice conduc la reduceri de costuri pe termen lung.
Managementul riscurilor: achizițiile strategice evaluează și atenuează riscurile strategice, operaționale, reputaționale și financiare, asigurând reziliența lanțului de aprovizionare, conformitatea sustenabilitatea afacerii.
Avantaj competitiv: Prin parteneriate strategice și analize frecvente ale afacerii cu furnizorii, achizițiile strategice susțin avantajul competitiv al organizației, prin identificarea oportunităților de diferențiere și inovare.
Dezavantajele achizițiilor strategice:
Consumatoare de timp: Dezvoltarea unui plan strategic cuprinzător de achiziții și implementarea acestuia necesită timp și resurse, ceea ce poate fi o provocare pentru unele organizații. Realizarea proiectelor de selectare strategică a furnizorilor se realizează într-un timp mai consistent decât în cazul achizițiilor tactice.
Resurse intensive: Achizițiile strategice necesită o investiție semnificativă în resurse umane cu expertiza și tehnologie adecvată pentru a dezvolta și executa strategia.
Concluzie
În concluzie, atât achizițiile tactice, cât și cele strategice sunt aspecte vitale ale procesului de achiziții. Achizițiile tactice sunt necesare pentru operațiunile de zi cu zi, asigurând o aprovizionare eficientă și rentabilă pe termen scurt.
Cu toate acestea, achizițiile strategice, cu perspectiva sa pe termen lung, joacă un rol mai substanțial în modelarea viitorului unei organizații. Nu numai că oferă reduceri durabile de costuri, ci și susține competitivitatea și reziliența lanțurilor de aprovizionare.
Decizia de a acorda prioritate unei abordări față de cealaltă ar trebui să se bazeze pe nevoile specifice ale unei organizații, pe industrie și pe obiectivele strategice ale organizației.
În multe organizații, o abordare echilibrată care combină atât elemente de achiziție tactică, cât și strategică poate fi cea mai eficientă modalitate de a optimiza activitățile de achiziții și de a obține succes în mediul de afaceri dinamic de astăzi.
