Unul dintre principiile fundamentale ale negocierii este reciprocitatea, care se referă la schimbul de beneficii între părțile implicate.

În contextul achizițiilor, acest principiu devine crucial, deoarece ambii actori – cumpărătorul și vânzătorul – au ocazia să ofere și să primească în mod strategic pentru a obține condiții cât mai avantajoase pentru ambele părți.

Una dintre definițiile favorite ale negocierii fiind, pentru mine, cea a lui Steven Cohen:

“Negocierea reprezintă procesul prin care două sau mai multe părti lucrează împreună să ajungă la o soluție mutual acceptabilă, asupra unuia sau mai multor parametrii.

Este un proces give-and- take care, atunci când este condus corect, lasă pățile cu un sentiment pozitiv asupra rezultatului.”

Ce înseamnă totuși acest give-and-take în negocierea din achiziții?

Acționăm oare congruent cu acest principiu?

Sau oare, cel mai adesea, suntem într-o mentalitate de tip demand?

Adevărul este că, în achiziții, atunci când vorbim despre a oferi, ne referim nu numai la aspectele tangibile ale tranzacției, cum ar fi prețul sau termenul de plată, ci și la crearea unei atmosfere de încredere și colaborare.

Într-o primă etapă, acționăm într-o mentalitate a reciprocității în interacțiunile cu clienții interni, beneficiarii bunurilor sau serviciilor pe care urmează să le achiziționăm.

O componentă esențială a acestui proces fiind capacitatea de a identifica și înțelege nevoile și interesele reciproce, ale beneficiarilor și ale procurementului.

Înțelegerea clară a așteptărilor și a priorităților ambelor părți permite găsirea soluțiilor care să satisfacă optim obiectivele organizaționale: pe de o parte cele de cantitate, calitate, livrare ale beneficiarilor, pe de altă parte cele de TCO, conformitate, eligibilitate, transparență ale procurementului.

În această etapă, comunicarea deschisă joacă un rol cheie, oferind oportunitatea de a ajusta și de a adapta specificațiile și solicitările pentru a reflecta mai bine interesele companiei.

Creearea unei atmosfere de încredere este fundamentală și când vorbim despre a oferi în relația cu furnizorii.

Iar ceea ce putem și trebuie să oferim furnizorilor, înainte de a predinde discount-uri, este însuși cadrul etic, transparent și imparțial al procesului de achiziții.

Aceste principii reprezintă nu doar fundația relației comerciale, ci și modalitatea prin care ne asigurăm că și în proiectele viitoare vom avea suficienți furnizori participanți la selecțiile de ofertă.

Într-o lume a ofertărilor competitive- furnizorii înșiși au emis termenul negotiauction- este nevoie să înțelegem că adoptare unei abordări coerente, bazată pe oferirea și primirea corectă a informațiilor, este esențială pentru a asigura un proces de negociere transparent și echitabil.

Și totodată pentru a ne asigura BATNA, alternative la negociere, o sursă importantă a puterii în negocierea din achiziții.

Din perspectiva cumpărătorului, oferind specificații clare și complete și detaliind cerințele noastre specifice, facilităm un proces de ofertare și de selecție mai precis și eficient pentru toți cei implicați.

În plus, etica joacă un rol crucial în procesul de selectare a ofertelor. Prin menținerea unui climat impartial și echitabil, asigurăm că toți furnizorii au șanse egale de a-și prezenta propunerile.

Integritatea în achiziții a devenit o cerință vitală, prin urmare trebuie să ne angajăm să tratăm toți potențialii furnizori cu respect și corectitudine.

Un alt aspect esențial este oferirea unui timp adecvat pentru pregătirea ofertelor.

Trebuie să ne asumăm și să facem și beneficiarii să înțeleagă faptul că un proces de achiziții responsabil și eficient necesită timp pentru a permite furnizorilor să elaboreze oferte acurate. Maximizăm astfel șansele de a primi oferte competitive și bine ancorate în cerințele comunicate.

Pe de altă parte, importanța capacității de a primi nu trebuie subestimată.

Prin recunoașterea valorii ofertelor primite și manifestarea deschiderii față de colaborare, o parte poate crea un cadru propice pentru ca negocierile să avanseze.

Acceptarea cu bunăvoință a discuțiilor de clarificare a ofertelor furnizorilor poate conduce la un climat pozitiv, în care ambele părți se simt valorizate și respectate, generând astfel un teren fertil pentru soluționarea oricăror obstacole care pot apărea pe parcursul procesului de selecție.

Articol de opinie de Laura Lică-Banu, Director, Silvia Iancuș, Manager, Consultanță Financiară, Servicii Corporate Forensic, Deloitte România, și Cătălin Chibzui, Manager, Reff & Asociații | Deloitte Legal

Sancțiunile internaționale se referă la un set de măsuri adoptate la nivel global sau regional privind restricţii şi obligaţii aplicate unor persoane sau entități, în principal în scopul menţinerii păcii şi securităţii internaţionale, al prevenirii şi combaterii terorismului, proliferării și finanțării terorismului, al respectării drepturilor omului şi libertăţilor fundamentale sau al dezvoltării şi consolidării democraţiei şi statului de drept. Acestea vizează în special înghețarea fondurilor şi a resurselor economice, restricţii comerciale, restricţii privind operaţiuni cu produse şi tehnologii cu dublă utilizare şi cu produsele militare, restricţii de călătorie, restricţii de transport şi comunicaţii, sancţiuni diplomatice sau în domeniile tehnico-ştiinţific, cultural ori sportiv.

Obligațiile privind respectarea sancțiunilor internaționale intră nu doar în sarcina autorităților naționale competente sau a unor categorii speciale de entități, ci și a „oricărei persoane fizice sau juridice române sau aflată pe teritoriul României care trebuie să asigure conformarea aplicării sancțiunilor internaționale, în baza actelor normative care le instituie”, potrivit OUG nr. 202/ 2008 privind punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale, cu modificările și completările ulterioare. Printre domeniile cu incidență relevantă în aplicarea sancțiunilor internaționale se numără activitățile de creditare și financiare și alte activități cărora li se aplică Legea nr. 129/ 2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor (CSB) şi finanţării terorismului (CFT), precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, cu modificările și completările ulterioare, activitățile de import-export, producția de materii prime și bunuri supuse regimului sancțiunilor internaționale, transporturile, comisionarea vamală ș.a. În toate aceste domenii de activitate se impun măsuri preventive, precum obținerea unor licențe de export, respectarea restricțiilor comerciale și a embargourilor, respectarea prevederilor privind comerțul în interiorul Uniunii Europene ș.a. Astfel, pentru respectarea reglementărilor emise la nivel național și european, companiile trebuie să implementeze un program intern de conformitate, constând, pe de o parte, în existența unor proceduri aliniate prevederilor legale și a unor procese și controale interne, iar, pe de altă parte, în alocarea de responsabilități unor profesioniști special desemnați.

În practică, deficiențele care se întâlnesc frecvent în aplicarea regimului sancțiunilor și, implicit, a programului de conformitate, sunt cauzate de cunoașterea insuficientă sau de interpretarea greșită a cadrului de reglementare. Dintre acestea, cele mai comune sunt situațiile în care:

1. se consideră că prevederile legale aplicabile sunt doar cele adoptate la nivel național, iar în acest caz, acolo unde prevederile nu sunt explicite, ele sunt ignorate. În acest sens, deciziile și regulamentele UE, precum și ghidurile orientative emise de Comisia Europeană sau de Consiliul UE detaliază obligațiile ce revin persoanelor și entităților din România și conțin reguli clare de interpretare;
2. programul intern de conformitate este implementat doar parțial; de exemplu, companiile nu alocă sarcini specifice unei persoane sau unui grup de persoane în domeniul aplicării regimului sancțiunilor internaționale, nu adoptă proceduri formalizate în acest domeniu etc.;
3. entitățile consideră că obligațiile ce le revin se limitează la consultarea listelor de sancțiuni (name screening) și nu se trece la verificarea celorlalte părți din cadrul procesului end-to-end, așa cum sunt ordonatorul, intermediarii (bănci, asigurători, transportatori, brokeri, alte companii-paravan etc.) sau beneficiarul final al tranzacției;
4. screeningul persoanelor și entităților este realizat la intervale mari de timp de la data primei verificări. Principiul de aplicare a legislației este tocmai acela de a identifica imediat persoanele sau entitățile desemnate, cele care se află sub controlul lor sau sunt asociate cu acestea, din rândul clienților sau partenerilor de afaceri, de a îngheța fondurile și resursele economice ale acestora și de a nu le pune la dispoziție în mod direct sau indirect. Înștiințarea sau, după caz, raportarea acestor persoane sau entități către autorități trebuie, de asemenea, făcută în cel mai scurt timp de la listare și identificare;
5. lista documentelor furnizate pentru a justifica legalitatea unei tranzacții este limitată și nu conține elemente legate de verificarea încadrării în restricțiile impuse prin sancțiunile internaționale – de exemplu, licența de export, declarațiile vamale ș.a.

Mai mult, pe lângă aceste deficiențe de aplicare a regimului sancțiunilor internaționale, există inclusiv entități care nu sunt la curent cu faptul că au obligații în acest domeniu. Ca răspuns la această stare de fapt, Comisia Europeană a inițiat procesul de adoptare a unei propuneri de directivă ce incriminează încălcarea măsurilor restrictive ca infracțiune gravă.

Incriminarea neaplicării sau a aplicării deficitare a regimului sancțiunilor internaționale

În condițiile în care în ultimii ani măsurile restrictive impuse de UE au fost aplicate diferit la nivelul statelor membre, creând lacune legislative care au permis evitarea răspunderii pentru anumite entități și impedimente în aplicarea regimului sancționatoriu, mai ales în situațiile grupurilor de companii care activează pe teritoriul mai multor state, în decembrie 2023, Parlamentul European și Consiliul Uniunii Europene au ajuns la un acord politic provizoriu privind armonizarea și consolidarea la nivel comunitar a infracțiunilor și pedepselor pentru încălcarea sancțiunilor.

Stabilirea unui cadru legal comun pentru incriminarea încălcării măsurilor restrictive ale UE, precum și uniformizarea anchetelor și a urmăririlor penale transfrontaliere vor oferi, astfel, o bază comună pe care statele să-și construiască propriul cadru legal. În acest sens, acordul menționat prevede că statele membre trebuie să incrimineze o serie de fapte care au drept consecință încălcarea sancțiunilor, între care comercializarea unor bunuri vizate de sancțiuni, desfășurarea de tranzacții cu state sau entități incluse pe listele de sancțiuni, prestarea de servicii financiare restricționate sau interzise, ascunderea bunurilor deținute de persoane sau entități vizate de sancțiuni etc.

În vederea asigurării unor sancțiuni eficace, proporționale și disuasive, acordul prevede limite minime ale marjelor de pedeapsă, stabilite în funcție de gravitatea infracțiunii, astfel: în cazul persoanelor fizice, pedeapsă cu închisoarea de cel puțin unu sau cinci ani, după caz, iar în cazul persoanelor juridice, amenzi penale de cel puțin 1% din cifra de afaceri la nivel global realizată în exercițiul financiar anterior, cu un prag maxim care pornește de la 5% din aceasta. Mai mult, în cazul persoanelor juridice se prevăd și sancțiuni complementare, cum ar fi excluderea de la accesul la fonduri publice, inclusiv la proceduri de achiziții publice, granturi și concesiuni, ridicarea dreptului de a exercita activități comerciale, retragerea permiselor și a autorizațiilor de desfășurare a activităților care au condus la săvârșirea infracțiunii, plasarea sub control judiciar, lichidarea judiciară și închiderea unităților care au servit la săvârșirea infracțiunii, precum și confiscarea oricăror venituri obținute ca urmare a încălcării sancțiunilor. Totodată, acordul stipulează că răspunderea persoanelor juridice nu exclude posibilitatea urmăririi penale a persoanelor fizice implicate în încălcarea regimului măsurilor restrictive.

O altă prevedere importantă a acordului este înființarea unei baze de date centralizate la nivelul UE cu persoanele și entitățile supuse măsurilor restrictive, ceea ce ar facilita monitorizarea și identificarea acestora și ar îngreuna eludarea restricțiilor.

Crearea unui cadru legislativ consolidat la nivelul UE denotă angajamentul comunitar față de consolidarea regimului de sancțiuni și vine ca răspuns la provocările emergente în domeniu, precum și la dificultățile întâmpinate în practică în crearea unui cadru de conformare eficient. Pe de altă parte, dată fiind opțiunea legislatorilor UE de a îmbrăca această propunere într-un act legislativ de tip directivă, transpunerea acestui text în legislațiile națioanle ale statelor membre va necesita o coordonare atentă pentru asigurarea unui echilibru între armonizare normativă și realitățile naționale.