În lumea dinamică a achizițiilor, în care stabilitatea financiară și eficiența operațională sunt obiective supreme, stabilirea condițiilor de plată cu furnizorii reprezintă o responsabilitate, pentru unele companii, critică.
Potrivit studiului efectuat de catre CAPS Research, în sectoarele de producție și servicii, cel mai mare procent de companii- 38%, utilizează termene de plată de 45 de zile. Între timp, 36% folosesc termene de 30 de zile, 1% folosesc termene de 75 de zile și 11% folosesc termeni de 90 de zile.
Acest articol analizează complexitățile acestui proces, aruncând lumină asupra motivului pentru care companiile cumpărătoare pot opta pentru solicitarea anumitor termene de plată mai mari, abordând totodată și perspectiva furnizorului atunci când negociază termene de plată mai scurte.
Înțelegerea condițiilor interne de plată
Termenele de plată, în esență, dictează momentul în care cumpărătorul va plati facturile emise de furnizori pentru bunurile sau serviciile achiziționate.
Acești termeni pot varia semnificativ între industrii, în principal în funcție de ciclul de producție – durata dintre achiziția materiilor prime și finalizarea produsului. Cu cât ciclul de producție este mai scurt, cu atât este mai rezonabil ca furnizorii să solicite termene de plată mai scurte.
Cu toate acestea, termenele de plată depind și de lichiditatea unei companii, departamentul financiar stabilind adesea un termen standard minim de plată.
Factori care influențează condițiile de plată
Gestionarea fluxului de numerar: piatra de temelie a deciziei asupra termenului de plată este gestionarea fluxului de numerar. Termenele mai lungi, cum ar fi 30, 60 sau chiar 90 de zile, oferă un spațiu de manevră pentru organizațiile cumpărătoare, benefice mai ales pentru cei care se confruntă cu fluxuri de numerar sezoniere sau ciclice.
Ciclul de conversie a numerarului: Ciclul de conversie a numerarului, care măsoară timpul necesar pentru a converti stocurile și resursele în numerar, are un impact semnificativ asupra termenelor de plată. Un ciclu mai scurt permite termene de plată extinse, în timp ce un ciclu mai lung necesită plăți mai rapide pentru a menține lichiditatea.
Standarde industriale: Anumite industrii aderă la termene de plată acceptațe în mod obișnuit, asigurând competitivitatea și alinierea la practicile din industrie.
Aparte de aspectele financiare, exista și excepții de la standard, adesea înaintate de către specialiștii achiziții
Relațiile cu furnizorii: importanța relației cumpărător-furnizor joacă un rol esențial în determinarea termenelor de plată. Furnizorilor de încredere, stabili din punct de vedere financiar li se pot oferi condiții mai favorabile pentru a stimula încrederea și a încuraja colaborarea pe termen lung.
Stimulente ale furnizorilor: Unii cumpărători oferă furnizorilor termene de plată mai scurte ca stimulent pentru reduceri suplimentare, creând o situație reciproc avantajoasă în care furnizorii primesc plăți mai rapide și cumpărătorii economisesc bani.
Considerații ale furnizorilor
În timp ce cumpărătorii caută adesea termene de plată extinse pentru a-și optimiza fluxul de numerar, furnizorii au propriul set de considerații.
Plățile la timp sunt esențiale pentru ca furnizorii să își îndeplinească obligațiile financiare, să achiziționeze materii prime și să mențină un flux de numerar sănătos. Prin urmare, atunci când furnizorii solicită termene de plată mai scurte, aceștia pot avea motive întemeiate:
Capital de lucru: Furnizorii mai mici sau cei care se confruntă cu constrângeri financiare pot solicita termene de plată mai scurte pentru a-și finanța operațiunile și investițiile.
Reducerea riscurilor: termenele mai scurte reduc riscul de neplată sau de întârziere a plății, în special critice pentru furnizorii cu marje de profit reduse.
Avantaj competitiv: Furnizorii pot oferi prețuri preferențiale sau condiții mai bune în schimbul unor plăți mai rapide, oferind cumpărătorilor un avantaj competitiv.
Concluzie
Stabilirea termenelor de plată cu furnizorii este un proces delicat de a echilibra mai mulți factori.
Atunci când negociază termenele de plată, profesioniștii în achiziții trebuie să ia în considerare fluxul de numerar al organizației lor, relațiile cu furnizorii, standardele din industrie, puterea de negociere și impactul potențial asupra furnizorului.
Nu în ultimul rând, înțelegerea factorilor interni care influențează stabilirea termenelor de plată și luarea în considerare a perspectivelor furnizorilor poate avea un impact profund asupra stimei de sine a unui specialist în achiziții ce atrage respectul atât colegilor cât și al furnizorilor.
Atunci când un specialist în achiziții deține aceste cunoștințe, este mai bine pregătit pentru a negocia condiții de plată echitabile și reciproc avantajoase. Acest lucru nu numai că le demonstrează expertiza, ci le sporește și încrederea, deoarece pot naviga în negocieri cu un sentiment de autoritate și competență.
Colegii recunosc valoarea cunoștințelor lor, iar furnizorii apreciază transparența și corectitudinea procesului de achiziție. Acest lucru, la rândul său, sporește reputația specialistului și stimulează un sentiment de respect în rândul tuturor părților interesate.
Mai mult, un specialist în achiziții care ține cont de considerentele furnizorilor promovează relații mai puternice cu furnizorii, ceea ce poate duce la oferte mai bune și la un lanț de aprovizionare mai eficient.
În esență, înțelegerea factorilor interni și a perspectivelor furnizorilor îi împuternicește pe specialist, îi crește stima de sine și atrage respectul colegilor și furnizorilor deopotrivă.
Image by Freepik
Structurată pe opt niveluri, piramida responsabilităților achizițiilor oferă o viziune clară asupra situației actuale a Achizițiilor în companie și a demersurilor, dezvoltărilor și implementărilor necesare pentru evoluția funcției de achiziții către atingerea potențialului său maxim.
În lipsa satisfacerii nevoilor situate pe o poziţie inferioară în ierarhie, nu va exista motivația pentru gestionarea nevoilor superioare.
Totodată, pe măsură ce înaintăm pe piramida responsabilităților, constatăm că evoluțiile înregistrate pe fiecare nivel superior de responsabilitate au un impact pozitiv asupra responsabilitătilor de nivel inferior, diminuând riscurile asociate acestora, crescând eficiența și efectivitatea acțiunilor.
DESCARCA E-BOOK
“Nu cu foarte mult timp în urmă, ba poate chiar în timp ce se aștern aceste rânduri, în orașul plin de viață Procurement Valley, locuia o femeie dedicată și tenace pe nume Ema.
Ema nu era un individ obișnuit; ea era specialistă în achiziții, un căutătoare tenace a măiestriei în profesia ei, într-un oraș în care achizițiile erau atât o artă, cât și o știință.
În ultimii doi ani, rolul ei a căpătat noi dimensiuni, marcat de provocările puse de pandemie și de lipsurile materiale care au transmis unde de șoc în lumea achizițiilor.
În primele zile ale pandemiei, zilele Emei erau pline de sarcini urgente și priorități în continuă schimbare.
Principala ei provocare pe termen scurt a fost să asigure rezistența lanțurilor sale de aprovizionare, asigurând în același timp cele mai bune prețuri posibile pentru compania ei.
Pandemia a perturbat lanțurile globale de aprovizionare, iar Ema s-a trezit lucrând asiduu pentru a-și achiziționa materiale esențiale, pentru a depăși blocajele logistice și pentru a negocia cu furnizorii care se confruntau și ei cu incertitudinea.
Reziliența Emei a ajutat-o să răzbată în acele vremuri tulburi.
S-a adaptat rapid, a găsit noi furnizori, a creat relații mai puternice cu furnizorii strategici. Toată presiunea pusă în anii precedenți pe reduceri de costuri și economisire si-a arătat acum beneficiile, permițând companiei ei să reziste furtunii și chiar să prospere atunci când mulți alții se luptau.
Cu toate acestea, pe măsură ce pandemia s-a retras treptat și întreprinderile au început să se stabilizeze, au apărut un nou set de provocări.
Ema a conștientizat necesitatea de a-și muta atenția de la managementul crizelor pe termen scurt la succesul și stabilitatea pe termen lung.
Ea a înțeles rapid că viitorul achizițiilor se află în trei domenii critice: software, specialiști și sustenabilitate.
Software-ul dedicat procurementului a devenit un subiect fierbinte în Procurement Valley, cu progresele tehnologice care au transformat modul în care operau profesioniștii în achiziții.
Ema a îmbrățișat aceste schimbări, investind în software-ul de ultimă oră pentru achiziții, care a simplificat procesele, a sporit conformitatea, a îmbunătățit analiza datelor și gestionarea performanței furnizorilor.
Această transformare digitală ia permis să ia decizii rapide și informate, să identifice oportunități de economisire și reducere a costurilor, să reducă durata proiectelor de achiziții.
De asemenea, specialiștii au devenit din ce în ce mai vitali în lumea achizițiilor. Ema știa că a avea o echipă de experți cu cunoștințe de specialitate era crucială pentru a excela într-un peisaj competitiv.
Ea a angajat profesioniști care erau experți în diverse domenii de achiziții, de la strategic sourcing, la la managementul contractelor, de la managementul categoriilor la managementul furnizorilor.
Împreună, au format o echipă formidabilă care ar putea face față provocărilor complexe și să impulsioneze inovația în cadrul companiei.
Dar sustenabilitatea a fost cea care a captat cu adevărat inima Emei.
Ea a înțeles că lumea se schimbă, iar companiile trebuie să adopte practici durabile pentru a prospera pe termen lung.
Ema a devenit un avocat pentru sustenabilitate în Procurement Valley.
Ea a lucrat cu sârguință pentru a găsi furnizori ecologici, a reduce risipa și a implementa practici de reciclare, refolosire, reducere a consumului. Ea a văzut sustenabilitatea nu doar ca pe o obligație morală, ci și ca pe un avantaj strategic care i-ar putea diferenția compania.
Călătoria Emei în Procurement Valley a fost o dovadă a rezistenței, adaptabilității și previziunii sale.
Ea a rezistat furtunilor unei pandemii și lipsei materiale, devenind mai puternică și mai concentrată pe succesul pe termen lung.
Preocuparea ei pentru software, specialiști și sustenabilitate a fost curând validată și de alți lideri vizionari din domeniul achizițiilor, conform studiului efectuat de către Ernst& Young- 2021 Global EY Chief Procurement Officer Survey.
În peisajul în continuă evoluție al Procurement Valley, Ema a reprezentat un simbol al a ceea ce ar putea fi realizat prin determinare, inovare și angajament pentru un viitor mai bun și mai durabil.
Povestea ei i-a inspirat nu numai pe colegii săi, ci și întregul oraș, amintindu-le că, chiar și în fața adversității, achizițiile ar putea fi o forță pentru schimbare pozitivă.”
Temă de reflecție
Cât de pregătită este compania ta, pe linie de achiziții, pentru a face față unei noi crize, în cazul în care avertizările despre o nouă globală se adeveresc?