Nu cu foarte mult timp înainte, în mult prea aglomeratul oraș Procurement Valley, lucra un specialist în achiziții sârguincios pe nume Ema. Ani de zile, ea a gestionat procesul de achiziție cu transparența, eficacitate și economicitate, asigurându-se că achizițiile se realizau fără probleme pentru compania ei. Cu toate acestea, din cauza unei pandemii globale, lumea afacerilor se schimbase drastic, supunând-o unor provocări fără precedent.
Pe măsură ce lumea ieșea din strânsoarea pandemiei, Ema s-a trezit în fața unui peisaj de achiziții care fusese transformat.
Întreruperile lanțului de aprovizionare au devenit noua normă, lăsând rafturile goale și liniile de producție blocate. Prima provocare a Emei a fost să reproiecteze lanțul de aprovizionare pentru a fi mai flexibil și mai rezistent. Ea a colaborat îndeaproape cu clienții interni și cu furnizorii, explorând opțiuni alternative de aprovizionare și dezvoltând planuri de rezervă pentru a evita dependența excesivă de o singură sursă.
Modelele odată previzibile ale cererii făcuseră loc incertitudinii cererii. Prognoza cererii devenise un puzzle complex, cu datele istorice dintr-o dată irelevante. Ema a militat pentru valorificarea tehnologiei si a recomandat clienților interni analize avansate de piață, pentru a determina tendințele emergente și comportamentul clienților. Acest lucru i-a permis să facă previziuni mai precise și să ajusteze comenzile de achiziție în timp real, realizând un echilibru delicat între cerere și ofertă.
Stabilitatea furnizorilor a fost o altă preocupare crucială. Mulți au suferit probleme financiare în timpul pandemiei iar Ema știa că sănătatea financiară a furnizorilor ei era legată de succesul companiei sale. Ea a implementat o evaluare a stabilității financiare a furnizorilor, care a implicat colaborarea cu echipa financiară pentru a identifica semnele de avertizare și pentru a dezvolta strategii de sprijinire a furnizorilor în dificultate. Prin comunicare deschisă și condiții de plată inovatoare, ea a contribuit la menținerea unei relații simbiotice de care au beneficiat ambele părți.
Volatilitatea prețurilor devenise un însoțitor constant în lumea post-pandemie. Fluctuațiile costurilor materiilor prime și dinamica pieței au făcut ca Ema să-și perfecționeze abilitățile de negociere. Ea a adoptat o strategie dinamică de stabilire a prețurilor, folosind date în timp real pentru a negocia prețuri optime cu furnizorii. Această abordare i-a permis să obțină condiții favorabile fără a compromite calitatea.
Durabilitatea a ocupat centrul atenției în urma pandemiei. Consumatorii au fost mai conștienți ca niciodată de impactul asupra mediului al alegerilor lor, iar Ema a înțeles că reputația companiei sale depindea de aprovizionarea responsabilă. Ea a colaborat cu furnizorii pentru a implementa practici durabile, cum ar fi reducerea deșeurilor de ambalaje și adoptarea de materiale ecologice. Acest lucru nu numai că s-a aliniat cu așteptările clienților, dar a asigurat și un lanț de aprovizionare etic pe termen lung.
Managementul riscului a devenit parte integrantă a fiecărei decizii. Ema a trebuit să identifice potențialele întreruperi înainte ca acestea să se producă și să dezvolte strategii cuprinzătoare de atenuare a riscurilor. Ea a diversificat portofoliile de furnizori, a menținut stocurile strategice și chiar a explorat opțiunile locale de aprovizionare pentru a minimiza impactul șocurilor viitoare.
Adoptarea tehnologiei a fost cheia pentru a depăși multe dintre aceste provocări. Ema a adoptat platformele digitale pentru procesele de achiziții, permițând o mai mare transparență și eficiență.
Prin determinare, adaptabilitate și dorința de a îmbrățișa inovația, Ema a navigat în rețeaua complicată de provocări pe care o prezentase lumea post-pandemie. Eforturile ei nu numai că au protejat operațiunile companiei sale, ci au stabilit și un standard pentru practicile de achiziții atât agile cât și rezistente.
Și astfel, povestea Emei, specialistul în achiziții, a devenit o mărturie inspiratoare a puterii ingeniozității umane în fața adversității. Pandemia a schimbat lumea, așa cum o știa. Criza resurselor a schimbat lumea procurementului, față de cum o știa. Inteligența artificială va schimba din nou lumea, așa cum o știe sau cum și-o imaginează.
Călătoria ei a arătat cum, cu mentalitatea, harta și instrumentele potrivite, cineva ar putea transforma provocările în oportunități și ar putea deschide calea către un viitor mai prosper.
Foto by Freepick
Mult timp, importanța serviciilor a fost nerecunoscută, serviciile fiind neglijate de către economiști și încadrate în sfera neproductivă.
Această abordare s-a schimbat profund în ultimele decenii datorită constatării faptului că numai serviciile pot crea locuri de muncă în număr suficient pentru a limita problema șomajului și, totodată, că oferta de servicii diferențiate și adaptate la cerere este un element esențial al competitivității organizațiilor, indiferent de sectorul de activitate.
Într-adevăr, pe măsură ce producția bunurilor a devenit, datorită dezvoltării mijloacelor și echipamentelor de producție, din ce în ce mai uniformă, diferențierea dintre organizații a început să se facă prin modul de prestare a serviciilor asociate producției.
Totodată, pe măsură ce serviciile, în totalitatea lor, au început să își găsească recunoaștere, atât din punct de vedere economic cât și din punct de vedere al diferențierii și impactului în avantajul competitiv al organizațiilor, din ce în ce mai multe companii s-au desprins din organizațiile productive și au făcut din prestarea de diverse servicii obiectul lor principal de activitate.
DESCARCA E-BOOK
Foto by Freepik
“S-a întâmplat odată, nu prea de mult ca într-un tărâm corporativ agitat, un achizitor misterios să se alăture unei organizații aflate în dificultate, căutând să revoluționeze procesul de achiziții. Înarmat cu un ochi excepțional pentru calitate și eficiență a costurilor, Achizitorul a selectat cu meticulozitate furnizorii și a negociat oferte inovatoare, economisind companiei fonduri substanțiale. Prezența lui a transformat lanțul de aprovizionare, asigurând livrări la timp și reducând întârzierile de producție. Cu fiecare achiziție de succes, reputația departamentului de achiziții a crescut, atrăgând admirația celorlalți jucători din industrie, a furnizorilor și clienților interni. Datorită impactului achizitorului expert, nu numai că situația financiară a organizației s-a îmbunătățit, dar a cultivat și o cultură a excelenței în achiziții, lăsând un impact de neșters asupra creșterii viitoare a companiei.
Întrebat cum a reușit, Achizitorul Expert a recunoscut că unul dintre aliații puternici, care l-a ajutat să își transforme viziunea în realitate, a fost susținera pe care a obținut-o din partea conducerii companiei. Cu o încredere de neclintit în viziunea sa, Achizitorul a căutat mai întâi sprijinul conducerii superioare, subliniind cu meticulozitate beneficiile pe care reorganizarea proceselor de achiziții le-ar aduce companiei. Prin prezentări persuasive și date convingătoare, a reușit să obțină ulterior sprijinul directorilor cheie, ale departamentelor financiar, juridic, economic, conformitate, care au fost impresionați de perspectivele și angajamentul lui pe termen mediu și lung.” (Alina Ioniță)
Este începutul unei povești frumoase despre Procurement, nu-i așa? O poveste ancorată în realitate.
Pentru că, într-adevăr, sprijinul managementului este extrem de important pentru procurement, asigurând:
Alinierea strategică: Sprijinul managementului asigură alinierea activitățile de achiziții cu obiectivele strategice generale, cu valorile și identitatea de brand ale organizației.
Alocarea resurselor: Suportul eficient al managementului permite alocarea adecvată a bugetului, personalului și tehnologiei pentru funcția de achiziții.
Managementul riscurilor: Implicarea managementului ajută la identificarea și atenuarea riscurilor asociate cu achizițiile, asigurând conformitatea cu reglementările, minimizând întreruperile lanțului de aprovizionare și gestionând riscurile legate de furnizori.
Digitalizare și tehnologie: Sprijinul managementului încurajează adoptarea de tehnologii și practici inovatoare de achiziție, îmbunătățind automatizarea proceselor, analiza datelor, achizițiile electronice etc
Transparență și responsabilitate: sprijinul conducerii asigură procese de achiziții transparente, reducând potențialul de corupție, favoritism sau practici neetice și promovând responsabilitatea pentru deciziile de achiziții.
Îmbunătățirea continuă: Sprijinul managementului încurajează o cultură a îmbunătățirii continue în cadrul funcției de achiziții, facilitând educația, cercetarea, îmbunătățirea proceselor pentru a optimiza performanța.
Nu în ultimul rând, susținerea managementului este crucială pentru îmbunătățirea colaborării în procesele de achiziții. Atunci când managerii susțin și urmăresc în mod activ eforturile de colaborare, se creează o cultură în care echipele interfuncționale sunt încurajate să împărtășească informații, să comunice deschis, să alinieze obiectivele și să lucreze împreună într-un climat de încredere și respect.
Este oare sprijinul managementului suficient pentru reformarea funcției de achiziții?
Categoric nu!
Susținerea managementului pentru reorganizarea proceselor de achiziții, fără existența cunoștințelor și a motivației achizitorilor de a implementa procese moderne de procurement, face procesul reformării achizițiilor mult mai dificil, uneori chiar imposibil, față de situația în care există expertiza la nivelul Achizitorilor și nu există încă susținerea managementului.
Și-atunci, cum s-ar încheia povestea Achizitorului Expert?
“Cu toate acestea, Achizitorul Expert a înțeles că doar sprijinul managementului nu ar fi suficient. A recunoscut importanța educației ca un alt aliat puternic în succesul strategiei sale. Organizând discuții și sesiuni de informare, și-a transmis cu pasiune ideile echipei sale, oferindu-le cu cunoștințele și abilitățile necesare pentru a îmbrățișa schimbările iminente. Devotamentul pentru educație a stimulat un sentiment de unitate între colegi, transformându-i în susținători entuziaști ai viziunii Achizitorului Expert. Cu sprijinul conducerii și cu o echipă informată alături, rezultatele strategiilor sale prindeau contur, în timp ce naviga pe peisajul complex al obiceiurilor și complacerii, preferințelor subiective, a rezistenței la schimbare și a convingerilor ancorate în zone de confort.
Călătoria Achizitorului Expert a exemplificat puterea de transformare a educației, demonstrând că o abordare complete, 3600, ar putea deschide calea către o schimbare și un succes de durată.” (Alina Ioniță)